NF-e rejeitada: como conferir a nota antes de enviar à SEFAZ na distribuidora

O caminhão está encostado na doca, o pedido do hospital já foi separado e a nota volta rejeitada. Alguém do faturamento corrige, reenvia, e volta de novo. Enquanto isso, a carga espera. Quem trabalha em distribuidora conhece bem essa cena.

Existe um problema ainda pior, e menos visível: a nota que passa, mas passa errada. A SEFAZ (secretaria da fazenda do estado) só confere o que as regras dela mandam conferir. Um CFOP trocado ou um ICMS-ST mal calculado pode ser autorizado sem problema e aparecer meses depois numa fiscalização.

Neste artigo você vai entender como a SEFAZ valida a NF-e, quais erros mais travam as notas de quem vende medicamentos e material hospitalar, e como montar uma conferência antes do envio. A ideia é simples: achar o erro no escritório, e não na doca ou na malha fina.

Como a SEFAZ valida uma NF-e

Quando o sistema envia a nota, a SEFAZ faz duas conferências seguidas. Para o faturista, parece uma coisa só, mas são etapas diferentes.

1. A conferência da estrutura

A primeira olha o "formato" do arquivo. O XML da nota (o arquivo eletrônico que vira a NF-e) é comparado com o modelo oficial publicado no Portal Nacional da NF-e. Aqui a pergunta é: o campo existe? Está no lugar certo? Tem o tamanho e o tipo certos?

Erro nessa etapa quase sempre é problema do sistema emissor, não do cadastro. Acontece muito quando sai uma nota técnica nova e o sistema ainda não foi atualizado.

2. A conferência das regras de negócio

A segunda etapa confere o conteúdo. Essas regras estão no Manual de Orientação do Contribuinte e nas notas técnicas. É daqui que sai o código de rejeição que aparece na tela. Por exemplo: o total da nota bate com a soma dos itens? O destinatário está ativo? O item de medicamento traz lote e validade?

Uma nota pode passar na primeira etapa e cair na segunda por causa de um cadastro desatualizado. É nessa etapa que está a maior parte do retrabalho da distribuidora.

O que a SEFAZ não confere

A autorização quer dizer que a nota passou nas regras da SEFAZ. Não quer dizer que o imposto está certo. Boa parte da conferência de conteúdo é responsabilidade da empresa:

• se o CFOP combina com a operação de verdade;
• se a MVA (margem usada para calcular a substituição tributária) está correta para aquele estado;
• se o benefício fiscal ainda vale para aquele produto;
• se a alíquota aplicada é a certa.

Esses erros não travam a nota. Eles aparecem depois, no cruzamento do fisco entre as notas e o SPED, ou numa fiscalização.

Os erros que mais travam a nota na distribuidora de medicamentos

Quem vende medicamento tem campos que outras empresas não têm. São justamente eles que mais causam rejeição.

Lote e validade faltando

Desde a NT 2016.002, a NF-e 4.0 tem um grupo de rastreabilidade no item. Nele vão o número do lote, a quantidade daquele lote, a data de fabricação e a data de validade. Nas operações com medicamento, esse grupo é exigido. Se o pedido saiu do estoque sem lote informado, a nota volta.

Na prática, o erro nasce na separação. Quando o separador pega a caixa de um lote, mas o sistema não sabe qual foi, a nota não tem de onde tirar a informação. Por isso lote e validade precisam estar amarrados ao item desde a saída do estoque.

Código da ANVISA

No item de medicamento, a nota traz um campo para o registro do produto na ANVISA. Ele leva o número de registro com 13 dígitos ou a palavra ISENTO, quando o produto é dispensado de registro. Registro digitado errado, com dígito faltando ou vencido no cadastro é causa frequente de retrabalho.

GTIN (código de barras)

O GTIN é o número do código de barras do produto, no padrão GS1. Desde a NT 2021.003, a SEFAZ confere o GTIN informado no Cadastro Centralizado de GTIN. Código com dígito verificador errado, código que não está no cadastro centralizado ou código que não combina com a NCM do item podem gerar rejeição.

O problema costuma estar no cadastro interno. Alguém digitou o código da caixa de embarque no lugar do código da unidade, ou copiou o código de outro produto.

CEST

O CEST (Código Especificador da Substituição Tributária) identifica produtos que podem ter substituição tributária. Ele precisa constar nos itens listados nos anexos do Convênio ICMS 142/2018, mesmo quando aquela operação não tem ST. Medicamentos e vários materiais hospitalares estão nessa lista.

Cliente, CFOP e totais

Fecham a lista os erros "de sempre":

• Inscrição estadual do cliente irregular. A farmácia fechou, mudou de endereço ou teve a inscrição suspensa.
• CFOP que não combina com a operação. Exemplo: CFOP de venda interestadual numa venda para cliente do mesmo estado.
• Totais que não fecham. A soma dos itens, descontos e impostos não bate com o total da nota. Isso aparece muito quando alguém altera um valor à mão.
• Duplicidade. O sistema reenvia uma nota que já tinha sido autorizada, depois de uma falha de comunicação. Isso não é erro fiscal. Basta consultar a situação da nota na SEFAZ.

Conferência antes do envio: o que é e o que olhar

Conferência prévia é uma checagem feita antes de transmitir a nota. Ela pode ser feita por regras do sistema, por um relatório ou por uma pessoa. O objetivo é pegar o que a SEFAZ vai rejeitar e também o que ela não vai pegar, mas que está errado.

Checklist de conferência

1. Cliente: a inscrição estadual está ativa? O regime e o ramo de atividade do cadastro batem com a realidade? Consulte o cadastro de contribuintes da SEFAZ ou o CNPJ na Receita.
2. CFOP: a operação é venda, bonificação, devolução ou transferência? É dentro do estado ou para outro estado? O CFOP escolhido combina?
3. CST e tributação: o código de situação tributária combina com o produto e com o cliente? O benefício fiscal usado ainda está em vigor?
4. Substituição tributária: a MVA e a alíquota usadas são as do protocolo ou convênio em vigor entre os estados?
5. Itens de medicamento: cada item tem lote, quantidade, fabricação, validade e o registro ANVISA certo?
6. GTIN e CEST: os códigos do cadastro são os da unidade vendida e estão nos padrões?
7. Totais: algum valor foi digitado à mão? Os totais fecham?
8. IBS e CBS: a nota traz o grupo da reforma tributária com o enquadramento certo? Veja IBS e CBS na NF-e.

Como conferir sem deixar o faturamento lento

Conferir tudo, nota por nota, numa distribuidora que emite centenas de notas por dia, pode virar gargalo. Algumas práticas ajudam:

• Corrija na origem. O que faz a nota errar quase sempre é o cadastro do produto ou do cliente. Um cadastro revisado evita centenas de conferências.
• Revise o cadastro de clientes de tempos em tempos, e não a cada nota.
• Mantenha as tabelas de ST e MVA atualizadas quando sai um convênio ou protocolo novo.
• Separe o que é grave do que é aviso. Lote faltando trava a nota. Uma diferença pequena de arredondamento pode só gerar um alerta.

O que fazer quando a nota volta rejeitada

Algumas rejeições são claras. Outras chegam genéricas, sem apontar o item. Siga esta ordem:

1. Anote o código e a mensagem da rejeição.
2. Procure o código nas regras de validação do Manual de Orientação do Contribuinte, no Portal da NF-e.
3. Descubra qual campo a regra confere.
4. Compare o XML enviado com o cadastro que gerou aquele campo.
5. Corrija no cadastro do produto ou do cliente, e só então reenvie.

Corrigir direto no XML resolve aquela nota, mas o defeito continua no cadastro. Na próxima venda do mesmo produto, a nota volta.

Quando a SEFAZ está fora do ar

A SEFAZ fora do ar faz parte da rotina. Para isso existe a contingência: formas de emitir a nota quando o serviço normal não responde. As principais são a SVC (SEFAZ Virtual de Contingência, que recebe as notas no lugar da SEFAZ do estado) e o EPEC (evento prévio de emissão em contingência), além da impressão em formulário de segurança.

Cada modalidade tem regras próprias de uso e de envio posterior. Elas estão no Manual de Orientação do Contribuinte. O importante é ter o procedimento combinado antes do problema, e não descobrir no meio do faturamento.

Guarde o histórico de cada nota

Para cada NF-e, vale guardar:

• o XML enviado e o protocolo de autorização;
• o cadastro do cliente usado na emissão;
• as tabelas de ST e MVA usadas naquele dia.

Se uma fiscalização perguntar sobre uma nota de um ano e meio atrás, esse histórico mostra as condições daquele momento. Converse com o seu contador sobre o prazo de guarda, que segue o prazo que o fisco tem para cobrar o tributo. A comparação entre o que foi emitido e o que foi escriturado está explicada em cruzamento entre SPED e NF-e.

Erros comuns

• Corrigir no XML e não no cadastro. O erro volta na próxima nota.
• Achar que nota autorizada é nota certa. A SEFAZ não confere todo o cálculo do imposto.
• Separar sem registrar o lote. Sem lote no item, nota de medicamento não passa.
• Usar o GTIN da caixa de embarque no lugar do código da unidade vendida.
• Deixar a tabela de ST desatualizada depois de um convênio novo.
• Reenviar várias vezes depois de falha de comunicação sem consultar a situação da nota.

Perguntas frequentes

Nota autorizada pela SEFAZ está correta?

Não necessariamente. A autorização mostra que a nota passou nas regras de validação. O cálculo do imposto, o CFOP e o uso de benefícios continuam sendo responsabilidade da empresa.

O lote é obrigatório na NF-e de medicamento?

Sim. Desde a NT 2016.002, as operações com medicamento exigem o grupo de rastreabilidade no item, com lote, quantidade, data de fabricação e data de validade.

O que vai no campo do registro ANVISA?

O número de registro do produto, com 13 dígitos, ou a palavra ISENTO quando o produto é dispensado de registro.

A NF-e de devolução também precisa de conferência?

Sim, e é onde mais aparecem erros de CFOP e CST. Veja o passo a passo em devolução de mercadoria na distribuidora.

Posso corrigir uma nota autorizada com carta de correção?

Só em parte. A carta de correção não pode mudar valores, impostos, dados do cliente que mudem quem é o destinatário, nem a data. Para esses casos, o caminho é cancelar (dentro do prazo) ou emitir uma nota complementar ou de ajuste, conforme orientação do contador.

Como o KWeb ajuda

No KWeb, o sistema de gestão da Kralen na internet, a NF-e é gerada a partir do pedido e transmitida direto para a SEFAZ, com contingência, carta de correção, cancelamento e devolução. O estoque é controlado por lote e localização. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário. Quem confere e grava é sempre o usuário.

Fontes

• Portal Nacional da NF-e: Manual de Orientação do Contribuinte, regras de validação, NT 2016.002 (rastreabilidade) e NT 2021.003 (GTIN).
• CONFAZ: Convênio ICMS 142/2018 (CEST e substituição tributária) e protocolos entre estados.