Cruzamento SPED x NF-e: como o Fisco confere a distribuidora

A mensagem chega pela caixa postal eletrônica da Secretaria da Fazenda. Dentro dela, uma planilha com dezenas de chaves de acesso de notas fiscais e uma frase curta: notas autorizadas em nome da empresa que não aparecem na escrituração fiscal. Os meses são antigos. Quem fechou aquele período já saiu da empresa. E o prazo para responder é curto.

Nada disso acontece por acaso. Cada nota fiscal eletrônica fica guardada no ambiente da Secretaria da Fazenda no momento em que é autorizada. Depois, quando a empresa entrega a escrituração do mês, o Fisco compara uma coisa com a outra. Ou a nota aparece com os mesmos números, ou aparece a diferença.

Neste guia você vai entender, em linguagem simples, como funciona esse cruzamento, quais diferenças mais geram intimação na distribuidora, como fazer a conferência antes de entregar o arquivo e o que fazer quando a intimação já chegou. No fim, há um checklist e as perguntas mais comuns.

O que é o cruzamento SPED x NF-e

A NF-e é a nota fiscal eletrônica. Ela é autorizada pela SEFAZ, a Secretaria da Fazenda do estado, e fica registrada no ambiente nacional. Quem emite, quem recebe e o Fisco têm acesso aos mesmos dados.

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital. Todo mês, a distribuidora entrega a EFD-ICMS/IPI, também chamada SPED Fiscal, com as notas de entrada e saída e a apuração do ICMS. As regras dessa escrituração estão no Ajuste SINIEF 02/2009, e o modo de preencher está no Guia Prático publicado no Portal do SPED.

O cruzamento é a comparação automática entre os dois lados: o que a SEFAZ já sabe pelas notas autorizadas e o que a empresa declarou na escrituração. O Fisco usa sistemas para fazer isso em grande volume, empresa por empresa, mês a mês.

Onde as notas aparecem no arquivo

No bloco C da EFD:

• o registro C100 representa cada nota, com chave de acesso, datas, valores e situação (normal, cancelada, denegada);
• o registro C170 traz os itens da nota, com quantidade, valor, CFOP e tributação. Para as notas eletrônicas emitidas pela própria empresa, o Guia Prático dispensa esse registro em regra, porque os itens já estão no XML;
• o registro C190 resume os valores por CST, CFOP e alíquota.

O Fisco compara em dois níveis. No nível da nota: toda nota autorizada, emitida ou recebida, tem o seu C100 com os mesmos valores? No nível dos valores: os totais por CFOP e por imposto batem com os XML autorizados?

As divergências que mais pegam a distribuidora

Nota autorizada e não escriturada

É o caso mais comum. Uma nota emitida em contingência, numa filial nova ou à mão, fora do fluxo normal, ficou de fora do arquivo do mês. Do lado da entrada, acontece com nota de fornecedor que chegou só por XML e ninguém lançou.

Nota cancelada escriturada como válida

O cancelamento é um evento registrado na SEFAZ. Se a escrituração mantém a nota como normal, a venda declarada fica maior do que a real. O contrário também acontece: nota válida informada como cancelada.

CFOP incompatível com a operação

O CFOP é o Código Fiscal de Operações e Prestações. Ele diz que tipo de operação foi feita. Erros frequentes:

• venda para outro estado com CFOP de venda dentro do estado (5 em vez de 6);
• bonificação lançada como venda;
• devolução de venda lançada como compra (1102 em vez de 1202);
• uso de CFOP genérico (5949 ou 6949) quando há um código próprio.

NCM e CEST diferentes do cadastro

A NCM define a classificação fiscal do produto. O CEST identifica o item nos regimes de substituição tributária, conforme o Convênio ICMS 142/2018. Quando o cadastro do produto muda, as notas novas saem com o código novo e as antigas ficam com o anterior. O histórico passa a ter dois tratamentos para o mesmo item.

ICMS-ST destacado e não recolhido

Na venda para outro estado com ICMS-ST, o imposto destacado na nota precisa ter um pagamento correspondente ao estado de destino, por GNRE ou por apuração mensal. Nota com ST destacado e sem pagamento é uma das divergências mais diretas. Veja a regra em GNRE na distribuidora.

Totais que não fecham

A soma dos itens, descontos, frete e outras despesas precisa bater com o total da nota e com o que foi escriturado. A diferença costuma nascer de um desconto ou frete dividido de um jeito na emissão e de outro na escrituração.

Devolução sem referência

A nota de devolução precisa citar a nota original e repetir a tributação dela. Sem essa ligação, a entrada da devolução vira uma operação sem explicação.

Nota de fornecedor que a empresa não conhece

Notas emitidas contra o CNPJ da distribuidora ficam no ambiente nacional, mesmo que a empresa nunca tenha recebido a mercadoria. Se ninguém confere, entram na escrituração só as notas que chegaram com a carga. Fica de fora tanto a nota legítima que chegou só por e-mail quanto a nota emitida indevidamente por terceiro.

Manifestação do destinatário

A manifestação do destinatário é um conjunto de eventos que a empresa registra na SEFAZ sobre as notas emitidas contra o seu CNPJ. Os eventos são:

Evento	Quando usar
Ciência da operação	Você sabe que a nota existe, mas ainda não conferiu
Confirmação da operação	A compra aconteceu e a mercadoria chegou
Desconhecimento da operação	Você não reconhece aquela nota
Operação não realizada	A compra existiu, mas não se concretizou (por exemplo, mercadoria recusada)

A manifestação é obrigatória só em alguns casos definidos em norma. Mesmo quando é opcional, ela é a forma mais simples de deixar registrada a posição da empresa sobre cada nota, inclusive a defesa contra nota fria. Os detalhes estão no Manual de Orientação do Contribuinte, no Portal da NF-e.

Passo a passo: conciliação antes de entregar o SPED

Faça esta rotina todo mês, antes de gerar o arquivo.

1. Baixe a lista de notas do período. Todas as emitidas pela empresa e todas as recebidas contra o CNPJ, filial por filial.
2. Compare com o que o sistema registrou, pela chave de acesso. Monte duas listas: o que está na SEFAZ e não está no sistema, e o que está no sistema e não está na SEFAZ.
3. Confira a situação de cada nota. Canceladas no ambiente nacional precisam estar canceladas no sistema.
4. Trate cada diferença pela causa: nota não lançada, cancelamento não baixado, nota de terceiro indevida, nota em contingência ainda não transmitida.
5. Registre a manifestação das notas de entrada: confirme, desconheça ou informe operação não realizada.
6. Confira o ICMS-ST por estado contra as guias pagas.
7. Gere o arquivo, valide no PVA (o programa oficial de validação) e só então transmita.

Na distribuidora com filiais em vários estados, faça a conciliação por filial, porque cada inscrição estadual entrega a sua escrituração, com prazo próprio. O fechamento em vários estados está em EFD-ICMS/IPI na distribuidora.

O que fazer quando a intimação já chegou

Não responda às pressas. Primeiro, reconstrua os fatos:

1. Baixe os XML de todas as chaves listadas.
2. Descubra a causa de cada uma: nota não escriturada, cancelada, código errado, nota de terceiro.
3. Separe o que é erro de escrituração do que é nota indevida emitida por outra empresa.
4. Monte a resposta com documentos: XML, comprovantes, eventos de manifestação.

Erro de escrituração se corrige com a retificação da EFD. Pelo Ajuste SINIEF 02/2009, a empresa pode retificar sem autorização até o último dia do terceiro mês seguinte ao fim do período. Depois disso, só com autorização da Secretaria da Fazenda. A retificação não tem efeito quando o período já está sob fiscalização, então a correção depois da intimação segue o rito que o Fisco indicar.

Nota indevida de terceiro se resolve com o evento de desconhecimento da operação, junto com os documentos que sustentam a sua posição.

As multas por falta de escrituração, por erro ou por atraso estão na lei de cada estado. A mesma diferença pode custar valores diferentes conforme o estado.

Checklist mensal

• ☐Lista de notas emitidas e recebidas baixada para cada filial.
• ☐Notas da SEFAZ comparadas com o sistema, pela chave.
• ☐Cancelamentos e denegações conferidos.
• ☐Notas em contingência transmitidas e autorizadas.
• ☐Manifestação registrada nas notas de entrada.
• ☐Devoluções ligadas às notas originais.
• ☐ICMS-ST de cada estado conferido com as guias.
• ☐CFOP das operações especiais revisado (bonificação, consignação, transferência, perda).
• ☐Arquivo validado no PVA antes do envio.

Erros comuns

• Achar que o PVA confere tudo. Ele valida formato e algumas contas, mas não sabe se a operação foi tributada certo.
• Fazer a conciliação só quando chega uma intimação.
• Lançar a nota de entrada só quando a mercadoria chega, sem olhar as notas emitidas contra o CNPJ.
• Configurar a filial nova igual à matriz, ignorando as regras do outro estado.
• Mudar NCM ou tributação no cadastro sem registrar quando e por quê.

Perguntas frequentes

O que é o cruzamento SPED x NF-e?

É a comparação automática entre as notas autorizadas em nome da empresa e o que ela declarou na escrituração fiscal. O Fisco verifica se toda nota foi escriturada e se os valores, códigos e impostos batem.

De quanto em quanto tempo devo fazer a conciliação?

Todo mês, antes de gerar o SPED. Quem tem muito volume pode fazer toda semana, para não acumular diferenças.

Nota de fornecedor não manifestada dá problema?

A falta de manifestação nem sempre é infração, porque ela só é obrigatória em alguns casos. O risco é prático: sem conferir as notas emitidas contra o CNPJ, a empresa deixa de lançar entradas legítimas ou não percebe notas frias.

Posso corrigir a EFD depois de entregue?

Sim. Até o último dia do terceiro mês seguinte ao fim do período, sem autorização. Depois disso, com autorização da Secretaria da Fazenda. Cada retificação substitui o arquivo inteiro.

Ter filiais em vários estados muda alguma coisa?

Muda a quantidade de conferências. Cada filial entrega a sua EFD, com o prazo e as regras do seu estado. As vendas para outros estados acrescentam a conferência do ICMS-ST pago ao destino.

Onde o KWeb ajuda

No KWeb, a NF-e é emitida a partir do pedido e transmitida direto à SEFAZ, com carta de correção, cancelamento, devolução, contingência e geração do SPED. A entrada de mercadoria é feita pelo XML da nota do fornecedor.

Fontes

• Portal do SPED, com o Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, o PVA e a legislação.
• Ajuste SINIEF 02/2009, regras da Escrituração Fiscal Digital, inclusive a retificação.
• Portal da NF-e, com o Manual de Orientação do Contribuinte e os eventos de manifestação do destinatário.
• SPED na Receita Federal, visão geral das escriturações digitais.
• Convênio ICMS 142/2018, regimes de substituição tributária e CEST.