EFD-ICMS/IPI na distribuidora: prazo, blocos e fechamento sem retrabalho

Todo mês a cena se repete. Faltam poucos dias para o prazo e o contador ainda está corrigindo o arquivo do SPED Fiscal. Notas com código errado, devolução lançada como compra, ICMS-ST que não bate, estoque que não fecha. O arquivo é enviado no último dia, com correções feitas às pressas.

A EFD-ICMS/IPI é o retrato fiscal do mês da distribuidora. Tudo o que entrou, saiu e foi apurado de ICMS aparece ali. Quando o retrato sai torto, a causa quase nunca está no arquivo: está nas notas emitidas, no cadastro dos produtos e no controle de estoque.

Neste guia você vai entender, em linguagem simples, o que é a EFD-ICMS/IPI, qual é o prazo de entrega (que muda de estado para estado), quais blocos importam para a distribuidora, como funciona a retificação e como organizar o fechamento do mês sem correria. No fim, há um checklist e as perguntas mais comuns.

O que é a EFD-ICMS/IPI

A EFD-ICMS/IPI, também chamada de SPED Fiscal, é a escrituração fiscal digital do ICMS e do IPI. É um arquivo de texto, gerado todo mês, que reúne o que antes ficava em vários livros de papel: registro de entradas, registro de saídas, apuração do ICMS, apuração do IPI e inventário, entre outros.

Ela faz parte do SPED, o Sistema Público de Escrituração Digital, criado pelo Decreto 6.022/2007. As regras da EFD estão no Ajuste SINIEF 02/2009, um acordo entre a Receita Federal e os estados. O formato do arquivo e o modo de preencher cada campo estão no Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, publicado no Portal do SPED.

Não confunda as escriturações

Escrituração	O que cobre	Frequência
EFD-ICMS/IPI (SPED Fiscal)	ICMS e IPI	Mensal
EFD-Contribuições	PIS, COFINS e contribuição previdenciária sobre a receita	Mensal
ECD	Livros contábeis	Anual
ECF	Imposto de renda e contribuição social das empresas	Anual

A EFD-ICMS/IPI vai para o estado (e fica disponível também para a Receita Federal). A EFD-Contribuições vai para a Receita Federal. São arquivos diferentes, com prazos diferentes.

Qual é o prazo de entrega

Aqui há muita informação errada na internet.

O Ajuste SINIEF 02/2009 traz um prazo nacional na cláusula décima segunda: até o dia 5 do mês seguinte ao período. Mas o próprio ajuste permite que cada estado mude esse prazo. E a maioria muda. Por isso, o prazo que vale é o da lei do seu estado.

Dois exemplos:

• Paraná: até o dia 20 do mês seguinte ao da apuração, pelo art. 382 do Regulamento do ICMS do Paraná, com a redação do Decreto 12.435/2022.
• Piauí: passou do dia 15 para o dia 20 do mês seguinte, pelo Decreto 24.201/2025.

Repare que o prazo é contado a partir do mês seguinte. A EFD de setembro, por exemplo, é entregue em outubro. O "dia 15 do segundo mês seguinte", que aparece em alguns textos, é confusão com a EFD-Contribuições, que tem regra federal própria.

Se a distribuidora tem filiais em estados diferentes, cada inscrição estadual entrega a sua EFD, no prazo do seu estado. Monte um calendário com o prazo de cada filial.

Os blocos da EFD-ICMS/IPI

O arquivo é dividido em blocos. Cada bloco reúne um tipo de informação:

Bloco	O que contém	Importância para a distribuidora
0	Abertura, dados da empresa, participantes, produtos e unidades	Alta: cadastro de clientes, fornecedores e produtos
B	Escrituração do ISS (só no Distrito Federal)	Em geral, não se aplica
C	Documentos fiscais de mercadorias (NF-e, NFC-e)	Muito alta: todas as notas do mês
D	Documentos de transporte (CT-e e outros)	Média: fretes contratados
E	Apuração do ICMS, do ICMS-ST, do DIFAL e do IPI	Muito alta: onde aparecem as diferenças
G	Crédito de ICMS do ativo imobilizado (CIAP)	Média: compra de equipamentos
H	Inventário	Alta: estoque no fim do período
K	Controle da produção e do estoque	Voltado à indústria
1	Outras informações	Varia conforme o estado
9	Encerramento do arquivo	Técnico

Bloco C: as notas

O registro C100 traz cada nota (chave, datas, valores, situação). O C170 traz os itens das notas de entrada, com quantidade, valor, CFOP e tributação. Os registros de resumo (como o C190) agrupam os valores por CST, CFOP e alíquota. É aqui que o Fisco compara o arquivo com as notas autorizadas. Veja como isso funciona em cruzamento SPED x NF-e.

Bloco E: a apuração

O bloco E mostra quanto de imposto a empresa deve. Cada tipo de imposto tem o seu grupo de registros:

• E110 e E111: apuração do ICMS próprio e seus ajustes.
• E116: obrigações de ICMS a recolher.
• E200 e E210: apuração do ICMS-ST, separada por estado.
• E300 e seguintes: apuração do DIFAL e do fundo de combate à pobreza, por estado.

Na distribuidora que vende para vários estados, o E200 aparece uma vez para cada estado onde houve ST. Um erro comum é lançar o ICMS-ST retido como "outros débitos" do ICMS próprio. Assim a apuração fica errada nos dois lados.

Bloco H: o inventário

O bloco H informa o estoque da empresa em uma data, com quantidade e valor por produto. A conta que o Fisco faz é simples:

estoque inicial + entradas − saídas = estoque final

Se o estoque informado no bloco H não fecha com as notas de entrada e saída do período, algo está errado. As causas mais comuns na distribuidora:

1. Perda não baixada. O produto venceu, quebrou ou foi furtado, e ninguém emitiu a nota de baixa (CFOP 5927, de baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração).
2. Nota com CFOP trocado. Uma devolução de venda (1202) foi lançada como compra (1102), ou o contrário.
3. Transferência sem nota. O produto foi da matriz para a filial só com um romaneio interno, sem a NF-e de transferência (5152 ou 6152).
4. Inventário digitado à mão. O saldo foi digitado no fim do ano, sem ligação com o controle de estoque do dia a dia.

Em geral, o inventário vai na EFD de fevereiro, referente a 31 de dezembro. O Fisco pode pedir em outras datas, como na mudança de regime. Confira com o contador as regras do seu estado.

Os 5 erros que mais geram retrabalho

1. CFOP genérico. Usar 5949 ou 6949 ("outra saída não especificada") quando existe um código próprio, como remessa em consignação ou bonificação.
2. ICMS-ST calculado fora do sistema. A nota sai sem o ST, e o valor é lançado depois em planilha. O bloco C não bate com o bloco E.
3. Devolução sem referência. A nota de devolução não cita a nota original ou usa CFOP errado.
4. Cadastro de produto desatualizado. NCM e CEST errados mudam a tributação de todas as notas daquele item.
5. Nota cancelada escriturada como válida. O cancelamento não foi baixado no sistema, e a receita aparece maior que a real.

O ponto em comum: todos nascem antes do arquivo. Corrigir no arquivo, todo mês, é tratar o sintoma. Corrigir na nota e no cadastro resolve a causa.

Validação no PVA

O PVA (Programa Validador e Assinador) é o programa oficial que confere o arquivo, assina com o certificado digital e transmite. Ele aponta erros de formato e algumas inconsistências de valores.

Boas práticas:

• Gere e valide o arquivo durante o mês, e não só na véspera do prazo.
• Corrija os erros na origem (nota e cadastro), e não só no arquivo.
• Guarde o arquivo enviado e o recibo de entrega.

O PVA não confere se a operação está tributada certo. Um arquivo validado pode ter CFOP ou alíquota errados. A conferência de conteúdo continua sendo tarefa da empresa e do contador.

Retificação: até quando dá para corrigir

O Ajuste SINIEF 02/2009 (cláusula décima terceira, com a redação do Ajuste SINIEF 11/2012) traz três momentos:

Quando	Pode retificar?
Até o prazo de entrega	Sim, sem autorização
Até o último dia do terceiro mês seguinte ao fim do período	Sim, sem autorização, cumprindo as condições do ajuste
Depois disso	Só com autorização da Secretaria da Fazenda, com prova de erro de fato

A retificação troca o arquivo inteiro: não existe arquivo "complementar". E ela não tem efeito quando a empresa já está sob fiscalização daquele período, entre outros casos. Os estados podem ter regras próprias, então confira a legislação do seu.

Multas

As multas por atraso, falta de entrega ou erro na EFD-ICMS/IPI são definidas pela lei de cada estado. Os valores e percentuais mudam bastante de um estado para outro. Por isso, não existe um número único válido para todo o país. Pergunte ao contador quais são as multas do seu estado.

Checklist de fechamento do mês

Durante o mês

• ☐Notas rejeitadas corrigidas no mesmo dia.
• ☐Notas canceladas baixadas no sistema.
• ☐Notas de entrada conferidas contra o XML do fornecedor.
• ☐Produtos novos com NCM, CEST e tributação conferidos.

Na primeira semana do mês seguinte

• ☐Perdas e vencidos do mês baixados com nota (CFOP 5927).
• ☐Transferências entre filiais com NF-e emitida.
• ☐Devoluções ligadas à nota original.
• ☐ICMS-ST por estado conferido com as guias pagas.
• ☐Notas emitidas contra o CNPJ conferidas no ambiente nacional.

Antes do prazo

• ☐Arquivo gerado e validado no PVA.
• ☐Bloco E conferido com as guias de ICMS e ICMS-ST.
• ☐Inventário do bloco H conferido com o estoque (quando exigido).
• ☐Arquivo transmitido e recibo guardado.

Perguntas frequentes

Qual é o prazo da EFD-ICMS/IPI?

Depende do estado. O Ajuste SINIEF 02/2009 fala em dia 5 do mês seguinte, mas permite que cada estado mude. No Paraná, por exemplo, o prazo é o dia 20 do mês seguinte ao da apuração. Confira a legislação do estado de cada filial.

EFD-ICMS/IPI e EFD-Contribuições são a mesma coisa?

Não. A EFD-ICMS/IPI trata de ICMS e IPI e vai para o estado. A EFD-Contribuições trata de PIS e COFINS e vai para a Receita Federal. São arquivos e prazos diferentes.

O bloco K é obrigatório para distribuidora?

O bloco K controla a produção e o estoque da indústria. Para a distribuidora que só compra e revende, em geral não se aplica. Se a empresa faz alguma industrialização, confirme com o contador.

Dá para retificar a EFD depois de entregue?

Sim. Até o último dia do terceiro mês seguinte ao fim do período, sem autorização. Depois disso, só com autorização da Secretaria da Fazenda. A retificação substitui o arquivo inteiro.

O contador pode transmitir a EFD pela distribuidora?

Sim, é comum. Mas a responsabilidade pelo conteúdo é da empresa. Vale a equipe interna revisar notas, estoque e apuração antes do envio.

Filial em outro estado entrega EFD separada?

Sim. Cada inscrição estadual entrega a sua escrituração, com o prazo e as regras do seu estado.

Onde o KWeb ajuda

No KWeb, a NF-e sai do pedido com transmissão direta à SEFAZ, e o SPED é gerado no próprio sistema. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário. O estoque é controlado por lote e localização, com inventário.

Fontes

• Portal do SPED, com o Guia Prático da EFD-ICMS/IPI, o PVA e a legislação.
• Ajuste SINIEF 02/2009, regras da Escrituração Fiscal Digital.
• Ajuste SINIEF 11/2012, nova redação da regra de retificação.
• Decreto 6.022/2007, que instituiu o SPED.
• SPED da Secretaria da Fazenda do Paraná, orientações da EFD no Paraná.
• Secretaria da Fazenda do Piauí, Decreto 24.201/2025 (novo prazo da EFD).