EFD-ICMS/IPI

A EFD-ICMS/IPI (Escrituração Fiscal Digital de ICMS e IPI) faz parte do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital, Decreto 6.022/2007). Ela substitui os livros fiscais em papel por um arquivo digital enviado todo mês: Registro de Entradas, Registro de Saídas, Apuração de ICMS, Apuração de IPI, Inventário, Controle de ICMS-ST e Controle da Produção. O padrão técnico foi definido pelo Ato COTEPE/ICMS 9/2008, e o Guia Prático é atualizado todo ano pelo CONFAZ. O prazo de envio varia por estado, em geral até o dia 15 ou 25 do mês seguinte.

A EFD-ICMS/IPI tem 10 blocos. Para a distribuidora de medicamentos, os mais importantes são:

• Bloco 0: abertura, identificação, plano de contas, participantes (clientes e fornecedores).
• Bloco C: documentos fiscais de mercadorias (NF-e, NFC-e, nota de importação). É o maior em volume.
• Bloco D: documentos fiscais de transporte (CT-e).
• Bloco E: apuração de ICMS e IPI (débitos, créditos, ST, antecipações). É onde aparece a maioria das divergências.
• Bloco H: inventário físico, com saldo por produto e por filial.
• Bloco K: controle de produção e estoque (só para fabricante; a distribuidora não envia).

Na prática

A distribuidora que ainda fecha a EFD em planilha no fim do mês está pagando caro para refazer um trabalho que o sistema deveria entregar pronto. Uma boa EFD nasce da NF-e emitida no dia, com CFOP, CST e ICMS-ST corretos, e não de retrabalho mensal. O sinal mais claro de que a EFD está saudável é o bloco H (inventário) batendo todo mês, sem ajuste em dezembro. Quem precisa de "ajuste de fechamento anual" tem controle de estoque falho ou CFOP errado em alguma família de operações; nos dois casos, há problema fiscal escondido. A Receita usa o histórico do bloco H para cruzar com o lucro e detectar omissão de receita.

Perguntas frequentes

A distribuidora pequena pode usar EFD simplificada?

Não. A EFD-ICMS/IPI é obrigatória para qualquer empresa do regime normal (lucro real ou presumido). O Simples Nacional tem regime próprio, mas a distribuidora de medicamentos típica está fora do Simples pelo porte.

A EFD substitui a GIA?

Na maioria dos estados, sim. Alguns ainda pedem a GIA-ST mensal como complemento; vale conferir a legislação do estado.

O bloco K é obrigatório para a distribuidora?

Não. O bloco K (controle de produção e estoque industrial) é obrigatório só para fabricantes.

Posso entregar a EFD com atraso?

Pode, mas o atraso gera multa, que varia conforme o estado. Confira os valores e o prazo do seu estado com o contador.

Dá para retificar a EFD?

Sim, em geral até 3 anos depois do envio, com restrições se houver fiscalização em andamento. Cada retificação substitui o arquivo anterior por inteiro. O ideal é evitar retificações frequentes.

No KWeb, as notas fiscais (NF-e, NFC-e e MDF-e) são emitidas a partir do pedido e o sistema gera o SPED. Veja em Notas fiscais.