Substituição tributária de medicamentos entre estados: guia para a distribuidora

A distribuidora do Paraná fecha um pedido grande para uma farmácia de outro estado. O faturista emite a nota, o caminhão sai e todo mundo comemora. Dias depois, a carga fica parada no posto fiscal porque faltou a guia do imposto do estado de destino. Ou pior: a nota passa, e meses depois o Fisco cobra a diferença de um cálculo feito com a margem errada.

Vender medicamento para outro estado não é difícil, mas exige atenção a detalhes. O ICMS é um imposto estadual, e cada estado tem a sua legislação. Na substituição tributária, quem vende pode ter de calcular e pagar o imposto que seria devido mais à frente na cadeia, e pagar ao estado do comprador.

Neste guia você vai entender, em linguagem simples, como funciona a substituição tributária de medicamentos entre estados. Vai ver qual norma do CONFAZ trata do assunto hoje, como se calcula a base, o que é MVA ajustada, quando a guia é por nota e quando é por mês, e os erros que mais geram cobrança. No fim, há um passo a passo e as perguntas mais comuns.

O que é substituição tributária (ST)

O ICMS é cobrado em cada etapa da venda: indústria, distribuidora, farmácia. Na substituição tributária, a lei escolhe uma empresa da cadeia para recolher de uma vez o imposto das etapas seguintes. Essa empresa é a substituta. As que vêm depois são as substituídas: compram com o imposto já pago e não recolhem de novo na revenda.

O valor antecipado é o ICMS-ST. Ele é calculado sobre um preço estimado de venda ao consumidor final. Por isso a conta usa uma base maior do que o preço da nota.

O objetivo do governo é fiscalizar menos empresas. Em vez de conferir milhares de farmácias, o estado confere a indústria e as distribuidoras.

Qual norma rege a ST de medicamentos hoje

Este é um ponto em que muito conteúdo na internet está desatualizado.

• Convênio ICMS 76/1994: foi por muitos anos a norma da ST de produtos farmacêuticos. Foi revogado a partir de 1º de janeiro de 2018. Se alguém ainda cita o "Convênio 76/94" como regra atual, a informação está velha.
• Convênio ICMS 234/2017: é a norma que trata hoje da ST nas operações interestaduais com medicamentos de uso humano e outros produtos farmacêuticos. Produz efeitos desde 1º de janeiro de 2018. Ele também revogou os Protocolos ICMS 24/2005, 99/2009 e 124/2013, que tratavam do tema entre alguns estados.
• Convênio ICMS 142/2018: é a regra geral de todos os regimes de ST entre estados. Diz como calcular a base, quando pagar, que guia usar e quais dados a nota precisa ter. Os produtos sujeitos a ST, com seus códigos CEST, estão nos anexos desse convênio. Os medicamentos estão no Anexo XIV, ao qual o Convênio 234/2017 faz referência.

Nem todo estado participa

A ST entre estados só vale quando o estado de origem e o de destino participam do acordo. Pela redação dada ao Convênio 234/2017 pelo Convênio ICMS 119/2020, participam: Acre, Alagoas, Amapá, Bahia, Espírito Santo, Maranhão, Mato Grosso, Mato Grosso do Sul, Pará, Paraíba, Paraná, Pernambuco, Piauí, Rio de Janeiro, Rio Grande do Norte, Rio Grande do Sul, Sergipe e Tocantins. Santa Catarina foi excluída pelo próprio Convênio 119/2020.

Os estados entram e saem desses acordos com o tempo. Antes de vender para um estado novo, confira no portal do CONFAZ a redação atual do convênio. Quando o destino não participa, a distribuidora não retém o ICMS-ST na nota. O imposto do destino é cobrado de outro jeito, por exemplo do próprio comprador na entrada, conforme a lei daquele estado.

Cada estado escolhe a base

Mesmo entre os estados que participam, a base de cálculo muda. O Convênio 234/2017 permite que o estado de destino use o PMC, o Preço Máximo ao Consumidor publicado pela CMED ou por revistas especializadas, com um ajuste para refletir o preço praticado no mercado. O estado também pode usar as outras bases do Convênio 142/2018.

Um exemplo real: o Paraná trocou o PMC pelo PMPF (preço médio ponderado ao consumidor final, levantado por pesquisa) como base da ST de medicamentos a partir de 1º de outubro de 2024, pelo Decreto 7.396/2024. Mudanças assim acontecem, e o cadastro precisa acompanhar.

Como a base da ST é escolhida

O Convênio 142/2018 define uma ordem:

1. Preço fixado por órgão público. Se existe preço final ao consumidor, único ou máximo, fixado por autoridade, ele é a base (cláusula décima).
2. Se não houver, a lei do estado de destino escolhe uma destas (cláusula décima primeira):
   • o PMPF, preço médio ponderado ao consumidor final;
   • o preço final sugerido pelo fabricante ou importador;
   • o preço de venda do remetente, somado a frete, seguro, impostos e outros encargos, com a aplicação da MVA, a Margem de Valor Agregado.

Na prática, para medicamentos, a base costuma vir de uma tabela de preço (PMC ou PMPF). A MVA aparece com mais frequência em produtos que não têm preço tabelado. Por isso, a pergunta certa é sempre: "qual base o estado de destino manda usar para esse item?"

O que é MVA ajustada

A MVA é um percentual que estima quanto o preço sobe até chegar ao consumidor. Ela é definida para a venda dentro do estado. Na venda para outro estado, a alíquota que a distribuidora paga na origem (a interestadual) é menor que a alíquota interna do destino. Se a conta usasse a MVA normal, o estado de destino receberia menos.

Por isso, a legislação de muitos estados manda ajustar a margem nas vendas interestaduais com esta fórmula:

MVA ajustada = [(1 + MVA original) × (1 − alíquota interestadual) ÷ (1 − alíquota interna do destino)] − 1

A fórmula não está no Convênio 142/2018, que só define o que é MVA. Ela vem da legislação do estado de destino e de acordos específicos. Confira sempre a regra do destino.

Alíquota interestadual: 7%, 12% ou 4%

• 12%: vendas entre estados do Sul e do Sudeste, e vendas de qualquer estado para Sul e Sudeste (menos Espírito Santo).
• 7%: vendas do Sul e do Sudeste (menos Espírito Santo) para Norte, Nordeste, Centro-Oeste e Espírito Santo.
• 4%: produtos importados, em regra, conforme a Resolução do Senado 13/2012.

Um exemplo de cálculo, passo a passo

Os números abaixo são hipotéticos, só para mostrar a conta. Imagine uma venda do Paraná para um estado do Sul ou Sudeste que participa do convênio e manda usar MVA para aquele item.

Item	Valor
Mercadoria	R$ 20.000,00
Frete cobrado do cliente	R$ 800,00
Base do ICMS próprio	R$ 20.800,00
Alíquota interestadual	12%
ICMS próprio	R$ 2.496,00
MVA original	33,00%
Alíquota interna no destino	18%
MVA ajustada	42,73%
Base da ST (R$ 20.800,00 × 1,4273)	R$ 29.687,84
ICMS-ST total (18% da base)	R$ 5.343,81
ICMS-ST a recolher (total − ICMS próprio)	R$ 2.847,81

Veja como a conta funciona:

1. Base do ICMS próprio: mercadoria + frete + outras despesas cobradas − descontos incondicionais.
2. ICMS próprio: base × alíquota interestadual.
3. MVA ajustada: [(1,33 × 0,88) ÷ 0,82] − 1 = 42,73%.
4. Base da ST: base da operação × (1 + MVA ajustada). Se houver IPI, ele entra na base da ST.
5. ICMS-ST total: base da ST × alíquota interna do destino.
6. ICMS-ST a recolher: ICMS-ST total − ICMS próprio.

Se o destino tiver adicional de fundo de combate à pobreza, esse valor é calculado à parte, com código de receita próprio.

Agora veja o tamanho do erro de uma margem desatualizada. Se o sistema usasse MVA original de 30% em vez de 33%, a base cairia algumas centenas de reais e o imposto sairia menor em cada nota. Em dezenas de notas por mês, a diferença vira uma cobrança grande, com juros e multa.

Quando o imposto vira guia: por nota ou por mês

O Convênio 142/2018 tem duas situações:

• Distribuidora inscrita como substituta no estado de destino. Ela recolhe o imposto por período, até o dia 9 do mês seguinte ao da saída da mercadoria (cláusula décima quarta, inciso I).
• Distribuidora sem essa inscrição. Ela recolhe a cada saída, por GNRE ou pelo documento de arrecadação do estado de destino. É uma guia para cada NF-e, com a chave de acesso da nota, e uma via acompanha o transporte (cláusula décima oitava).

Muitas distribuidoras vivem as duas situações ao mesmo tempo: inscritas em um estado e não em outro. O detalhe de cada estado precisa estar registrado no sistema, e não na memória do faturista. Veja mais sobre a guia em GNRE na distribuidora farmacêutica.

Outro detalhe: a nota precisa trazer o CEST de cada item, mesmo quando a operação não está sujeita à ST (cláusula vigésima, inciso I).

Venda para hospital é diferente

Muita distribuidora vende para hospital e clínica. Em geral, o hospital usa o medicamento no atendimento, sem revender. Quando o comprador é consumidor final e não é contribuinte do ICMS, a regra costuma ser o DIFAL, a diferença entre a alíquota interna do destino e a interestadual, e não a ST de revenda. Quando o comprador é contribuinte do ICMS, a regra muda.

Cada caso depende da situação do cliente e da lei do destino. Cadastre corretamente se o cliente é ou não contribuinte do ICMS e confirme a regra com o contador.

Passo a passo para vender para outro estado com segurança

1. Liste os estados para onde você vende e confira, para cada um, se participa do Convênio 234/2017.
2. Verifique sua inscrição como substituto em cada estado de destino. Isso define se a guia é por nota ou por mês.
3. Confira a NCM e o CEST de cada produto. Erro de NCM derruba toda a conta.
4. Descubra a base que cada estado manda usar: PMC, PMPF, preço sugerido ou MVA.
5. Mantenha as tabelas atualizadas: preços CMED, pautas estaduais, MVAs e alíquotas internas.
6. Cadastre o tipo de cliente: contribuinte ou não, revenda ou uso próprio.
7. Confira o cálculo antes de emitir a nota, principalmente no primeiro pedido para um estado novo.
8. Gere a guia junto com a nota quando não houver inscrição, e mande uma via com a carga.
9. No fim do mês, compare o ICMS-ST das notas com o que foi pago e com a escrituração.

Erros comuns

• Seguir regras do Convênio 76/1994, revogado desde 2018.
• Usar a alíquota interna do estado de origem no lugar da do destino.
• Esquecer de ajustar a MVA na venda interestadual.
• Aplicar ST para estado que não participa do convênio.
• Usar PMC quando o destino passou a exigir PMPF, ou o contrário.
• Mandar a carga sem a guia paga, quando ela é exigida por operação.
• Tratar venda a hospital não contribuinte como revenda.

Perguntas frequentes

O Convênio 76/94 ainda vale para medicamentos?

Não. Ele foi revogado a partir de 1º de janeiro de 2018. Hoje, a ST interestadual de medicamentos segue o Convênio ICMS 234/2017, com as regras gerais do Convênio ICMS 142/2018 e a lei de cada estado.

Qual a diferença entre ICMS próprio e ICMS-ST?

O ICMS próprio é o imposto da sua venda, pago ao seu estado. O ICMS-ST é o imposto das etapas seguintes, antecipado por você e devido ao estado do comprador. Os dois aparecem na mesma nota, com regras diferentes.

Todo estado usa o PMC como base?

Não. O Convênio 234/2017 permite o PMC, mas cada estado escolhe. Alguns usam o PMPF, como o Paraná desde outubro de 2024. Confira a lei de cada destino.

A guia precisa ser paga antes da entrega?

Quando a distribuidora não tem inscrição no estado de destino, o pagamento é feito na saída, e uma via da guia acompanha a mercadoria. Com inscrição, o pagamento é mensal, até o dia 9 do mês seguinte.

E se eu vender com isenção um produto que comprei com ST?

Pode haver direito ao ressarcimento de ICMS-ST pago antes. As regras e o prazo de análise dependem de cada estado. Guarde as notas de compra e de venda bem organizadas para provar o valor.

Preciso de consultoria para tudo isso?

Este guia explica a lógica, mas não substitui o contador. A lei estadual muda com frequência. Vale ter alguém acompanhando cada estado para onde você vende.

Onde o KWeb ajuda

No KWeb, cada produto é cadastrado com a sua tributação, e a NF-e sai a partir do pedido com transmissão direta à SEFAZ, com geração do SPED. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário.

Fontes

• Convênio ICMS 234/2017, ST nas operações interestaduais com medicamentos de uso humano, no portal do CONFAZ.
• Convênio ICMS 119/2020, que excluiu Santa Catarina e alterou o Convênio 234/2017.
• Convênio ICMS 142/2018, regras gerais da substituição tributária entre estados.
• Portal da Secretaria da Fazenda do Paraná, legislação do ICMS do Paraná (RICMS/PR e Decreto 7.396/2024).
• CMED na ANVISA, listas de preços de medicamentos.