GNRE na distribuidora: o que é, quando emitir e como conferir

O caminhão sai do depósito com a carga para um cliente de outro estado. Horas depois, o motorista liga: a mercadoria ficou retida no posto fiscal. Faltou a guia do imposto do estado de destino, ou a guia estava com o código errado. O cliente espera, o frete sai mais caro e o financeiro corre para resolver.

A guia que faltou se chama GNRE. Para a distribuidora que vende para outros estados, ela faz parte da rotina. Mesmo assim, muita gente ainda tem dúvida sobre quando ela é exigida, como preencher e o que fazer quando algo dá errado.

Neste guia você vai entender, em linguagem simples, o que é a GNRE, em que situações ela aparece, quando é emitida por nota e quando é paga uma vez por mês, como escolher o código de receita, como pagar e como guardar os comprovantes. No fim, há um passo a passo, os erros mais comuns e as perguntas frequentes.

O que é a GNRE

GNRE quer dizer Guia Nacional de Recolhimento de Tributos Estaduais. É um documento de pagamento usado quando a empresa precisa pagar imposto a um estado diferente do seu. A guia foi criada pelo Convênio SINIEF 6/1989, que é um acordo entre os estados, e teve o modelo atualizado depois por ajustes do CONFAZ.

Pense assim: a distribuidora fica no Paraná e paga o ICMS normal à Secretaria da Fazenda do Paraná. Quando vende para um cliente da Bahia e precisa pagar uma parte do imposto à Bahia, ela usa a GNRE. A guia leva o dinheiro para o estado certo.

Hoje a guia é gerada pela internet, no Portal GNRE, ou por sistemas ligados a ele. Alguns estados também aceitam ou exigem o seu próprio documento de arrecadação no lugar da GNRE. Por isso, sempre confira a regra do estado de destino.

Quando a distribuidora precisa de GNRE

As situações mais comuns na distribuidora são três:

1. ICMS-ST na venda para outro estado

Na substituição tributária, quem vende antecipa o imposto das etapas seguintes. Quando a venda é para outro estado e os dois estados participam do acordo de ST daquele produto, a distribuidora calcula o ICMS-ST e paga ao estado do comprador. Para medicamentos, o acordo é o Convênio ICMS 234/2017. A conta completa está em substituição tributária de medicamentos entre estados.

2. DIFAL na venda a consumidor final não contribuinte

Quando a distribuidora vende para um consumidor final de outro estado que não é contribuinte do ICMS, aparece o DIFAL. É a diferença entre a alíquota interna do estado de destino e a alíquota interestadual. Esse valor também é pago ao estado de destino, geralmente por GNRE.

3. Fundo de combate à pobreza

Vários estados cobram um adicional de ICMS para um fundo estadual de combate à pobreza. Quando esse adicional é devido ao estado de destino, ele é pago com código de receita próprio, separado do imposto principal.

Guia por nota ou guia por mês

Esta é a dúvida mais importante, e a resposta está no Convênio ICMS 142/2018, que traz as regras gerais da ST entre estados:

Situação da distribuidora	Como paga o ICMS-ST	Prazo
Inscrita como substituta no estado de destino	Apura tudo do mês e paga de uma vez	Até o dia 9 do mês seguinte à saída
Sem inscrição no estado de destino	Uma guia para cada NF-e, com a chave de acesso	Na saída da mercadoria; uma via acompanha a carga

Ter inscrição estadual de substituto no estado de destino dá trabalho no começo, porque exige cadastro naquele estado. Mas, para quem vende muito para o mesmo estado, costuma simplificar a rotina: em vez de dezenas de guias, uma apuração por mês.

A mesma distribuidora pode estar nas duas situações ao mesmo tempo: inscrita em um estado e sem inscrição em outro. Por isso, a situação de cada estado precisa ficar registrada no cadastro.

Códigos de receita: o detalhe que mais derruba

Cada tipo de imposto tem um código de receita na GNRE. Se o código estiver errado, o estado pode não reconhecer o pagamento como quitação daquela obrigação. É como pagar uma conta de luz com o código de barras da conta de água.

Alguns códigos nacionais usados com frequência:

Código	Para que serve
10004-8	ICMS substituição tributária por apuração (mensal)
10009-9	ICMS substituição tributária por operação (por nota)
10010-2	ICMS consumidor final não contribuinte de outro estado, por operação (DIFAL)
10011-0	ICMS consumidor final não contribuinte de outro estado, por apuração (DIFAL)
10012-9	ICMS fundo estadual de combate à pobreza, por operação
10013-7	ICMS fundo estadual de combate à pobreza, por apuração

Os estados podem exigir campos extras ou ter regras próprias para cada código. Antes de emitir a primeira guia para um estado novo, consulte no Portal GNRE quais campos aquele estado pede.

O que vai dentro da guia

Os campos variam por estado e por código, mas em geral a GNRE pede:

• estado favorecido (para onde vai o dinheiro);
• código de receita;
• CNPJ e inscrição estadual de quem paga;
• dados do destinatário, quando exigidos;
• número ou chave de acesso da NF-e;
• período de referência, quando é pagamento por apuração;
• data de vencimento;
• valor principal e, se houver atraso, juros e multa.

Repare na chave de acesso: ela só existe depois que a NF-e é autorizada pela SEFAZ. Por isso, na guia por operação, a ordem certa é: autorizar a nota, gerar a guia, pagar e só então liberar a carga com a via da guia.

Como pagar e guardar os comprovantes

Depois de gerada, a guia tem código de barras e é paga em bancos conveniados. Algumas dicas práticas:

• Pague no prazo da guia. Guia com data vencida pode ser recusada pelo banco. Nesse caso, gere outra com os acréscimos.
• Guarde o comprovante junto com a nota. Na fiscalização, o estado pede a ligação entre a NF-e e o pagamento.
• Registre no financeiro como conta a pagar ligada à nota, para não pagar duas vezes nem esquecer.
• Mande uma via com a carga quando a guia é por operação.

Passo a passo da GNRE por operação

1. Confirme se a venda precisa de guia: produto com ST, estado participante do acordo e distribuidora sem inscrição no destino. Ou venda a não contribuinte com DIFAL.
2. Calcule o imposto com as regras do estado de destino: base, alíquota, margem e fundo de pobreza.
3. Emita a NF-e com os valores corretos e aguarde a autorização.
4. Gere a GNRE no Portal GNRE ou no sistema, com o código de receita certo e a chave da nota.
5. Confira a guia contra a nota: valor, estado, código, chave e vencimento.
6. Pague a guia e guarde o comprovante.
7. Imprima uma via e envie com a DANFE e o MDF-e, quando houver.
8. No fim do mês, concilie: todas as notas com ST para outro estado têm guia paga? Todas as guias pagas têm nota?

Checklist mensal de conferência

• ☐Lista de notas interestaduais com ICMS-ST ou DIFAL do mês.
• ☐Lista de guias pagas no mês, com comprovante.
• ☐Cada nota tem a sua guia (quando a guia é por operação).
• ☐Apurações mensais pagas até o dia 9 nos estados onde há inscrição.
• ☐Códigos de receita conferidos por tipo de imposto.
• ☐Diferenças anotadas e corrigidas antes do fechamento do SPED.

Erros comuns

• Código de receita errado: pagar ST com código de DIFAL, ou o contrário.
• Alíquota do estado errado: usar a alíquota interna da origem em vez da do destino.
• Guia antes da nota: gerar a guia sem a chave de acesso, e depois a nota sai com outro valor.
• Uma guia para várias notas: no ICMS-ST sem inscrição, o Convênio 142/2018 exige uma guia por NF-e.
• Carga sem a via da guia: o pagamento foi feito, mas o comprovante não viajou.
• Guia paga e não registrada: o pagamento existe, mas ninguém liga à nota, e o valor aparece como pendência.

Perguntas frequentes

Uma GNRE pode pagar mais de uma nota fiscal?

No ICMS-ST pago por quem não tem inscrição no estado de destino, não. O Convênio ICMS 142/2018 manda emitir uma guia para cada NF-e, com a chave de acesso. Em outras situações, a regra depende do estado.

Toda venda para outro estado precisa de GNRE?

Não. Só quando há imposto devido ao estado de destino, como ICMS-ST, DIFAL ou fundo de pobreza. Muitas vendas interestaduais entre contribuintes, sem ST, não geram guia.

O que acontece se a carga chegar sem a guia?

Ela pode ser retida no posto fiscal até a regularização, e o estado pode aplicar multa. Por isso a via da guia deve viajar com a mercadoria quando o pagamento é por operação.

Paguei a GNRE com valor errado. E agora?

Se pagou a menos, gere uma guia complementar da diferença, com os acréscimos. Se pagou a mais ou com código errado, o pedido de restituição ou de correção é feito ao estado que recebeu, conforme a lei daquele estado. Quanto antes você perceber, mais simples é resolver.

Vale a pena ter inscrição de substituto no estado de destino?

Para quem vende com frequência para o mesmo estado, costuma valer. A apuração passa a ser mensal, com pagamento até o dia 9 do mês seguinte, em vez de uma guia por nota. Avalie com o contador os custos e as obrigações dessa inscrição.

Por quanto tempo guardar as guias?

Guarde as guias, os comprovantes e as notas pelo prazo em que o Fisco pode cobrar o imposto, que em regra é de cinco anos. Confira com o contador se a lei do estado traz regra própria.

Onde o KWeb ajuda

No KWeb, a NF-e e o MDF-e são gerados a partir do pedido e transmitidos direto à SEFAZ, com contingência e geração do SPED. O financeiro cuida das contas a pagar, da conciliação bancária e do DDA, o que ajuda a acompanhar os pagamentos das guias junto com os demais compromissos.

Fontes

• Portal GNRE, emissão, consulta e regras de cada estado.
• Convênio ICMS 142/2018, regras gerais da substituição tributária entre estados, prazos e guia por NF-e.
• Convênio ICMS 234/2017, ST interestadual de medicamentos.
• Ajuste SINIEF 6/2001, códigos de receita de ICMS-ST por apuração e por operação.
• Secretaria da Fazenda de Pernambuco, comunicado com os códigos 10010-2, 10011-0, 10012-9 e 10013-7.