Devolução de mercadoria na distribuidora: nota, estoque e financeiro
Devolução de mercadoria na distribuidora: quem emite a nota, CFOP, NF-e referenciada, rejeições da SEFAZ, quarentena e acerto financeiro.
Por Equipe Kralen · Publicado em
O motorista voltou com três caixas. O hospital recebeu o pedido, mas recusou um item porque o lote tinha validade curta. Outro cliente, uma farmácia, ligou dizendo que vai devolver dez unidades compradas na semana passada. O faturamento pergunta: quem emite a nota? O estoque pergunta: pode guardar de volta na prateleira? O financeiro pergunta: e o boleto que já foi para o banco?
A devolução parece simples, mas mexe em três áreas ao mesmo tempo. Se a nota sai errada, a SEFAZ rejeita ou o imposto fica errado no SPED. Se o produto volta direto para o estoque, a distribuidora de medicamentos descumpre a norma da ANVISA. Se o financeiro não acerta o título, o cliente recebe cobrança do que já devolveu.
Neste artigo você vai ver os tipos de devolução, quem emite a nota em cada caso, os CFOPs mais usados, as regras que a SEFAZ confere, o cuidado sanitário com o produto devolvido e como acertar o financeiro. No fim há um passo a passo e um checklist.
Devolução, recusa e troca: não é tudo a mesma coisa
Antes de emitir qualquer nota, descubra o que aconteceu de verdade.
| Situação | O que aconteceu | Quem costuma emitir o documento |
|---|---|---|
| Devolução de venda | O cliente recebeu e depois devolve tudo ou parte | O cliente, se for contribuinte do ICMS; se não for, a distribuidora |
| Recusa na entrega | O cliente não aceitou a mercadoria no ato da entrega | Em geral, a distribuidora, com nota de entrada |
| Devolução de compra | A distribuidora devolve ao fornecedor | A distribuidora |
| Troca | O cliente devolve um item e recebe outro | Duas operações: devolução e nova venda |
As regras exatas de cada caso estão no regulamento do ICMS do seu estado. Os exemplos abaixo seguem a prática mais comum. Confirme com o seu contador antes de mudar a rotina.
Quem emite a nota de devolução
Cliente contribuinte do ICMS
Farmácias, drogarias e outras distribuidoras são contribuintes do ICMS. Elas emitem a própria NF-e de devolução, citando a sua nota de venda. A distribuidora recebe essa nota e faz a entrada no estoque e no fiscal, como qualquer nota de fornecedor.
Cliente que não é contribuinte do ICMS
Muitos hospitais, clínicas e consultórios não são contribuintes do ICMS e não emitem NF-e. Nesse caso, a distribuidora emite uma NF-e de entrada para documentar o retorno da mercadoria.
O regulamento do ICMS de São Paulo, por exemplo, prevê no art. 136 a nota de entrada quando a mercadoria vem de pessoa não obrigada a emitir documento fiscal. Outros estados têm regras parecidas. Peça ao cliente uma declaração com o motivo da devolução, os itens e as quantidades, e guarde junto da nota.
Recusa no ato da entrega
Quando o cliente recusa a mercadoria e ela nem chega a entrar no estoque dele, a distribuidora também costuma emitir uma nota de entrada para documentar o retorno. O mesmo art. 136 do regulamento paulista prevê a nota de entrada no retorno de mercadoria não entregue ao destinatário. Anote no canhoto ou no verso do DANFE o motivo da recusa, com assinatura de quem recusou.
Devolução ao fornecedor
Quando você devolve ao laboratório ou ao fornecedor, a nota é sua: uma NF-e de saída com finalidade de devolução, citando a nota de compra.
Os CFOPs mais usados
O CFOP é o código que diz qual é a operação na nota. O primeiro dígito mostra o sentido e o destino: 1 é entrada do mesmo estado, 2 é entrada de outro estado, 5 é saída para o mesmo estado e 6 é saída para outro estado.
Para mercadoria comprada para revenda, que é o caso da distribuidora:
| Operação | Mesmo estado | Outro estado |
|---|---|---|
| Devolução de venda (entrada), sem substituição tributária | 1.202 | 2.202 |
| Devolução de venda (entrada), com substituição tributária | 1.411 | 2.411 |
| Devolução de compra ao fornecedor (saída), sem ST | 5.202 | 6.202 |
| Devolução de compra ao fornecedor (saída), com ST | 5.411 | 6.411 |
A regra prática: a devolução espelha a nota de origem. Se a venda foi com ICMS-ST, a devolução usa o CFOP de ST. Se a venda foi para outro estado, a devolução também é interestadual.
O que a SEFAZ confere na NF-e de devolução
A NF-e de devolução tem campos próprios. Se faltar algum, a SEFAZ rejeita.
Finalidade 4
Toda nota de devolução precisa ter a finalidade "4 – Devolução de mercadoria". Se você usar um CFOP de devolução numa nota com finalidade normal, a SEFAZ devolve a rejeição 328: CFOP de devolução de mercadoria para NF-e que não tem finalidade de devolução.
Nota referenciada
A devolução precisa informar a chave de acesso da nota original, no grupo de documentos referenciados. Isso liga a devolução à venda. Sem essa ligação, o fisco vê uma entrada sem explicação. O artigo sobre cruzamento entre SPED e NF-e mostra como esse erro aparece depois.
Valores que não podem passar da nota original
Desde a Nota Técnica 2022.005, a SEFAZ compara a devolução com a soma das notas referenciadas. As principais rejeições são:
- 545: valor total da devolução maior que o da nota devolvida.
- 546: valor do ICMS maior que o da nota devolvida.
- 566: valor do FCP (fundo de combate à pobreza) maior que o da nota devolvida.
A SEFAZ aceita uma diferença de até R$ 1,00. Uma devolução pode citar várias notas de venda.
Impostos iguais aos da venda
Na devolução, os impostos voltam na mesma proporção da venda. Se a venda teve ICMS de 12%, a devolução de metade dos itens leva metade desse ICMS, na mesma alíquota. O mesmo vale para ST e IPI, quando houver. Use a mesma base, a mesma alíquota e o mesmo código de situação tributária da nota de origem.
O produto devolvido não volta direto para a prateleira
Para quem distribui medicamentos, a devolução tem uma regra sanitária. A RDC 430/2020 da ANVISA diz que, antes de um medicamento devolvido voltar ao estoque de venda, a empresa precisa registrar e avaliar, no mínimo (art. 34):
- o motivo da devolução;
- como o cliente guardou e transportou o produto;
- se a embalagem secundária original está íntegra;
- o prazo de validade.
Se não der para garantir que o produto manteve a qualidade, ele não pode voltar ao estoque (art. 35). Produto furtado ou roubado e depois recuperado também deve ser rejeitado, com uma exceção estreita que não vale para termolábeis (art. 36).
Por isso, o fluxo certo é:
- O produto devolvido entra numa área separada ou fica bloqueado no sistema, em quarentena.
- A área da qualidade, sob o responsável técnico, avalia e registra a decisão.
- Se aprovado, o produto é liberado para venda no mesmo lote e endereço.
- Se reprovado, vai para a área de reprovados e segue para descarte ou devolução ao fabricante.
Termolábeis merecem atenção redobrada. Se não há como provar que o produto ficou na faixa de temperatura enquanto estava com o cliente, a reprovação é o caminho mais seguro. Veja os controles em cadeia de frio pela RDC 430.
A entrada da devolução no estoque deve manter o mesmo lote e a mesma validade da venda. Isso mantém o rastreio caso o lote seja recolhido depois. Mais sobre o descarte de vencidos e reprovados está em logística reversa farmacêutica.
O acerto no financeiro
A devolução precisa refletir no contas a receber. As situações mais comuns:
- Boleto ainda não pago: abata o valor devolvido do título ou cancele e emita um novo com o valor certo. Se o boleto já foi registrado no banco, peça o abatimento ou a baixa pelo banco, para o cliente não receber cobrança indevida.
- Venda já paga: gere um crédito para o cliente usar na próxima compra ou faça a restituição, conforme combinado.
- Venda parcelada: decida de qual parcela sai o abatimento e registre.
- Comissão do vendedor: se a sua política paga comissão sobre a venda, estorne a parte devolvida.
Combine essas regras por escrito na política comercial. Assim o vendedor não promete ao cliente algo que o financeiro não consegue cumprir.
Passo a passo da devolução de venda
- Receba o pedido de devolução. Anote cliente, nota de venda, itens, quantidades e motivo.
- Autorize ou recuse. Confira a política comercial e o prazo. Para medicamentos, veja se o produto pode voltar.
- Defina quem emite a nota. Cliente contribuinte emite. Não contribuinte ou recusa na entrega: você emite a nota de entrada.
- Confira a nota do cliente, quando for ele que emite: chave da nota de origem referenciada, CFOP, quantidades, valores e impostos.
- Receba fisicamente. Confira item, lote, validade, quantidade e estado da embalagem.
- Coloque em quarentena. Área separada ou bloqueio no sistema.
- Registre a avaliação. Motivo, condições de guarda e transporte, embalagem, validade e decisão.
- Dê a entrada fiscal e no estoque. Mesmo lote e mesma validade da venda.
- Acerte o financeiro. Abatimento, crédito ou restituição, e estorno de comissão.
- Analise o motivo. Se as devoluções se repetem pelo mesmo motivo, corrija a causa.
Checklist da nota de devolução
- Finalidade 4 (devolução de mercadoria)
- Chave da nota de origem referenciada
- CFOP de devolução compatível com a venda (com ou sem ST, mesmo estado ou outro estado)
- Quantidades e valores iguais ou menores que os da nota de origem
- Mesma alíquota e mesmo código de situação tributária da venda
- Lote e validade informados
- Motivo descrito em informações complementares
- Declaração do cliente guardada, quando ele não for contribuinte
Erros comuns
- Usar a nota de devolução para corrigir preço. Diferença de preço se resolve com nota complementar ou com acerto comercial, não com devolução.
- Devolução sem nota referenciada. O fisco vê uma entrada solta e o SPED fica inconsistente.
- CFOP sem ST numa venda que teve ST. O imposto fica errado nas duas pontas.
- Devolver mais do que foi vendido. A SEFAZ rejeita com 545 ou 546.
- Colocar o produto direto na prateleira. Descumpre a RDC 430 e pode vender um medicamento comprometido.
- Esquecer o boleto no banco. O cliente recebe cobrança do que já devolveu.
- Não analisar a causa. Devolução repetida por validade curta ou item trocado mostra problema na separação.
Perguntas frequentes
Quem emite a nota de devolução, o cliente ou a distribuidora?
Se o cliente é contribuinte do ICMS, ele emite. Se não é, como muitos hospitais e clínicas, a distribuidora emite uma nota de entrada. Na recusa no ato da entrega, a distribuidora costuma emitir a nota de entrada. Confira a regra do seu estado com o contador.
Posso usar carta de correção para devolver?
Não. A carta de correção não pode mudar quantidade, valor, imposto nem o destinatário. Devolução exige nota própria.
Existe prazo para o cliente devolver?
Entre empresas, o prazo é o que estiver combinado na sua política comercial ou no contrato com o cliente. Deixe isso escrito e informado antes da primeira venda. Quanto mais tempo o produto passa com o cliente, mais difícil é garantir que ele foi bem guardado.
O medicamento devolvido pode ser vendido de novo?
Só depois da avaliação exigida pela RDC 430/2020: motivo, condições de guarda e transporte, embalagem e validade. Se não der para garantir a qualidade, ele é reprovado.
O que fazer quando a SEFAZ rejeita a devolução?
Leia o código. Rejeição 328 indica finalidade errada para um CFOP de devolução. Rejeições 545 e 546 indicam valores ou ICMS maiores que os da nota original. Corrija e transmita de novo.
A devolução precisa ter o mesmo lote da venda?
Sim. Manter lote e validade garante o rastreio. Se o lote for recolhido, você precisa saber onde está cada unidade.
Onde o KWeb ajuda
No módulo de notas fiscais do KWeb, a nota de devolução é emitida e transmitida direto à SEFAZ. O estoque é controlado por lote e localização, e o financeiro cuida de boletos com registro e baixa automática.