SPED

SPED, ou Sistema Público de Escrituração Digital (também chamado de SPED Fiscal quando se fala do módulo de ICMS/IPI), é a plataforma federal que recebe eletronicamente os livros fiscais, contábeis e a folha de pagamento, incluindo o SPED Fiscal, o SPED Contribuições e a ECF. Ele substituiu os livros em papel e ampliou o cruzamento de dados entre a Receita Federal, as SEFAZs estaduais e outros órgãos.

Módulos do SPED que importam para a distribuidora

• EFD ICMS/IPI (SPED Fiscal): escrituração mensal das notas de entrada e saída e apuração de ICMS e IPI.
• SPED Contribuições: apuração de PIS e COFINS.
• ECD (Escrituração Contábil Digital): livros diário e razão, anuais.
• ECF (Escrituração Contábil Fiscal): apuração anual de IRPJ e CSLL.

Cruzamento de dados

A grande novidade do SPED é o cruzamento. O SPED Fiscal da distribuidora é comparado com:

• As NF-e emitidas e recebidas (pela SEFAZ).
• O SPED de fornecedores e clientes.
• O SPED Contribuições, para PIS/COFINS.
• A DCTFWeb, para tributos federais.

As diferenças geram malha: pedido de retificação ou de explicação.

Frequência

O SPED Fiscal é mensal, com envio até o dia 20 do mês seguinte. O SPED Contribuições também é mensal. A ECD e a ECF são anuais.

Na prática

O SPED Fiscal "fecha" o mês, mas a malha pode levar meses para aparecer. A distribuidora envia em fevereiro o SPED de janeiro e, em julho, recebe uma intimação por divergência. Com essa demora, é fácil esquecer a operação e difícil reconstruir o que aconteceu.

Guardar o histórico detalhado da apuração (não só o arquivo final, mas as decisões do caminho: qual nota caiu em qual CFOP, qual desconto foi aplicado em qual ST) facilita a defesa na malha.

Perguntas frequentes

Distribuidora pequena pode ficar fora do SPED?

Não. O SPED é obrigatório para contribuintes de ICMS, IPI e tributos federais, o que inclui toda distribuidora formalizada. Microempresas podem ter regras simplificadas, mas não ficam de fora.

Qual a diferença entre SPED Fiscal e SPED Contribuições?

O SPED Fiscal apura ICMS e IPI. O SPED Contribuições apura PIS e COFINS. São arquivos separados, enviados para sistemas diferentes, mas com dados que se cruzam.

Posso retificar o SPED Fiscal depois de enviado?

Sim, com retificação substitutiva. O prazo costuma ser de até 5 anos. Retificar depois do início de uma fiscalização é mais delicado, porque pode ser tratado como confissão de erro.

Como tratar a NF-e cancelada no SPED?

A NF-e cancelada dentro do prazo (24 horas) não entra no SPED. O cancelamento fora do prazo entra como evento separado, com referência à NF-e original. Cada UF tem regras próprias para o cancelamento tardio.

O KWeb gera o SPED no módulo de notas fiscais, junto com a emissão de NF-e, NFC-e e MDF-e.

Leia também: Cruzamento SPED x NF-e na distribuidora, NF-e 4 e cruzamento prévio com a SEFAZ e Alíquota zero de PIS/COFINS.