NF-e 4.0

NF-e 4.0, também chamada de Nota Fiscal Eletrônica versão 4.0 ou simplesmente NF-e, é a versão atual do leiaute técnico da Nota Fiscal Eletrônica modelo 55, em vigor desde 2018. É o documento fiscal digital transmitido e autorizado pela SEFAZ do estado. A versão 4.0 substituiu a 3.10 e trouxe mais validações na SEFAZ, ampliando o cruzamento de dados no momento da autorização.

Novidades da 4.0

• Campo cBenef: código do benefício fiscal, conferido com a tabela do estado.
• Validação de NCM ampliada: cruzamento com a TIPI atualizada.
• Informação tributária: dados do IBPT no documento.
• Validação de ICMS-ST mais rigorosa: recálculo cruzado pela SEFAZ.

Como a nota é validada

O emissor monta o arquivo XML, assina digitalmente e transmite à SEFAZ. A SEFAZ confere (formato, autorização do emissor, cálculo dos impostos) e devolve o protocolo de autorização. A NF-e autorizada é um documento fiscal válido.

Malha fiscal

Depois da autorização, a SEFAZ continua cruzando os dados: com o SPED, com NF-e de outros estados, com o CT-e do transporte. As inconsistências encontradas geram malha fiscal, com prazo para resposta e correção.

Na prática

NF-e autorizada não quer dizer "tudo certo com o fisco". É comum a nota ser autorizada e cair em malha 30 a 60 dias depois por uma inconsistência encontrada no cruzamento: CFOP errado, ICMS-ST diferente do de um estado vizinho, CST que não combina com o NCM.

A distribuidora que se contenta com a nota autorizada e só descobre a malha depois acumula dívida fiscal. O ideal é conferir antes de transmitir: fazer as mesmas verificações da SEFAZ antes do envio e corrigir o que for preciso.

Perguntas frequentes

A NF-e 5.0 já está em vigor?

Não. A 4.0 é a versão atual. Uma futura versão 5.0, ligada à reforma tributária, já foi discutida, mas sem cronograma definido nem obrigatoriedade.

Posso cancelar uma NF-e a qualquer momento?

Não. O cancelamento é permitido em geral em até 24 horas depois da emissão (o prazo pode variar por estado). Depois disso, é preciso emitir NF-e de devolução ou, para erros simples, Carta de Correção.

A Carta de Correção pode alterar o valor da nota?

Não. A Carta de Correção serve só para correções de texto (descrição, dados do destinatário). Mudança de valor, alíquota ou produto exige cancelamento e nova nota.

Por quanto tempo guardar os arquivos XML da NF-e?

Por 5 anos a partir da emissão, conforme a legislação fiscal. Vale guardar cópia em mais de um lugar (na nuvem e em computador local), porque perder o XML impede a defesa numa fiscalização.

No KWeb, a NF-e é gerada a partir do pedido ou à mão, com carta de correção, cancelamento, devolução e contingência, e transmitida direto para a SEFAZ. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário.

Leia também: NF-e 4.0 e o cruzamento com a SEFAZ.