OTIF na distribuidora: como medir, achar as causas e melhorar
O que é OTIF, como calcular pedido a pedido, como separar atraso de entrega incompleta e um plano prático para a distribuidora melhorar o índice.
Por Equipe Kralen · Publicado em · Atualizado em
O hospital liga reclamando. O pedido chegou um dia depois do combinado e faltaram duas caixas de luva. Para o cliente, isso é uma falha só. Para a distribuidora, são dois problemas diferentes, com causas e soluções diferentes. Juntar tudo num número só esconde onde está o erro.
É para isso que serve o OTIF. A sigla vem do inglês On Time, In Full, que quer dizer "no prazo e completo". É o indicador que mostra quantos pedidos chegaram ao cliente na data combinada e com tudo o que foi pedido. Ele aparece cada vez mais em contratos com hospitais, clínicas e redes, e em conversas de renovação de contrato.
Neste artigo você vai ver como calcular o OTIF do jeito certo, por que ele cai mais rápido do que parece, como separar as causas, um plano de ação passo a passo e os erros mais comuns na hora de medir.
O que é OTIF
Um pedido conta como OTIF quando cumpre duas condições ao mesmo tempo:
- No prazo (On Time): chegou ao cliente dentro da data ou da janela combinada.
- Completo (In Full): chegou com todos os itens e todas as quantidades pedidas, sem avaria e com a documentação certa.
Se faltar uma das duas, o pedido não conta. Um pedido completo que chegou atrasado não é OTIF. Um pedido no prazo com uma caixa a menos também não é.
Como calcular o OTIF
A forma mais correta é olhar pedido a pedido:
OTIF = pedidos entregues no prazo e completos ÷ total de pedidos entregues × 100
Exemplo
No mês, a distribuidora entregou 400 pedidos:
- 370 chegaram no prazo.
- 380 chegaram completos.
- 355 chegaram no prazo e completos.
O OTIF do mês é 355 ÷ 400 = 88,75%.
Repare: o índice "no prazo" sozinho era 92,5% e o "completo" sozinho era 95%. Os dois parecem bons. Mas o OTIF, que exige as duas coisas juntas, fica bem mais baixo.
Por que o OTIF cai mais rápido do que parece
Uma forma aproximada de entender é multiplicar os dois índices. Se 95% dos pedidos chegam no prazo e 95% chegam completos, e as falhas acontecem em pedidos diferentes, o OTIF fica perto de 90%.
| No prazo | Completo | OTIF aproximado |
|---|---|---|
| 99% | 99% | cerca de 98% |
| 97% | 97% | cerca de 94% |
| 95% | 95% | cerca de 90% |
| 90% | 90% | cerca de 81% |
Use essa tabela só para entender a ideia. Para medir de verdade, conte pedido a pedido, como no exemplo acima.
Combine a regra antes de medir
Boa parte das brigas sobre OTIF vem de regras que ninguém escreveu. Antes de medir, defina com o cliente e com a sua equipe:
- O que é "no prazo": a data exata, uma janela de horário ou até o fim do dia? Veja o conceito de janela de entrega.
- Qual data vale: a data pedida pelo cliente ou a data que você confirmou?
- O que é "completo": por item, por quantidade ou por valor? Entrega parcial combinada conta?
- Como contar pedidos de urgência: junto com os programados ou separado?
- O que fica fora da conta: recolhimento determinado pela autoridade sanitária, falta do fabricante avisada com antecedência, pedido cancelado pelo cliente.
Coloque essas regras no contrato ou num acordo por escrito. Assim o número da distribuidora e o número do cliente batem.
Separe o indicador para achar a causa
O número geral diz que existe um problema. Só o número separado diz onde. Para cada pedido que falhou, registre o motivo. Os motivos mais comuns na distribuidora são:
| Motivo | O que aconteceu | Onde agir |
|---|---|---|
| Falta de estoque | O produto não estava disponível | Compras e reposição |
| Erro de separação | Item ou quantidade errada saiu do armazém | Separação e conferência |
| Atraso no faturamento | A nota foi rejeitada ou travou | Cadastro fiscal |
| Atraso na transportadora | A carga saiu no prazo e chegou atrasada | Transporte |
| Recusa na entrega | Validade curta, avaria, nota com erro | Estoque, conferência e fiscal |
Depois de um ou dois meses de registro, some os motivos. Em geral, poucas causas explicam a maior parte das falhas. Comece por elas.
Falta de estoque
A ruptura, que é a falta do produto na hora do pedido, deixa o pedido incompleto ou atrasa tudo à espera da mercadoria. As causas mais comuns são:
- Prazo de entrega do fornecedor mal medido. O cadastro diz 10 dias, mas na prática são 18. O pedido de compra sai tarde.
- Mesma regra de estoque para todos os produtos. Itens que vendem muito precisam de reserva maior. Veja a curva ABC.
- Pedido grande fora do normal. Uma licitação ou um contrato novo consome o estoque de uma vez. O comercial precisa avisar compras antes.
- Saldo que não é real. Lote bloqueado, vencido ou já reservado contado como disponível.
Explicamos o cálculo da reposição em sugestão de reposição de estoque.
Erro de separação
Erro de separação muitas vezes não aparece como OTIF baixo. Ele volta como devolução, com o motivo "erro de pedido". Mas para o cliente, o pedido chegou errado.
O que ajuda:
- Ler o código de barras de cada item na separação e na conferência, em vez de conferir só no olho.
- Conferência cega: quem confere não vê a quantidade esperada e conta do zero.
- Endereço certo: produtos que saem muito ficam mais perto da expedição.
- Lista de separação na ordem do caminho dentro do armazém.
Veja mais em separação e conferência de pedidos.
Problema na nota fiscal
Nota rejeitada pela SEFAZ atrasa a saída da carga. Nota autorizada com erro pode fazer o cliente recusar a entrega na portaria. As causas mais comuns são cadastro de produto com NCM ou tributação errada, CFOP escolhido à mão pelo vendedor e, em nota de medicamento, falta do lote e da validade.
A solução é cadastro bem feito e regra fiscal definida no sistema a partir do tipo de operação e do estado do cliente, sem depender da escolha de cada pessoa.
Atraso na transportadora
A distribuidora separou e faturou no prazo, mas a carga chegou atrasada. Para o cliente, o atraso é da distribuidora. O que ajuda:
- Prazo por região escrito no contrato com a transportadora, de preferência com bônus e multa.
- Mais de uma opção de transportadora para as regiões mais importantes.
- Acompanhamento das entregas pelo CT-e (o conhecimento de transporte eletrônico) e pelo rastreio da transportadora, para avisar o cliente antes que ele ligue.
- Medir o OTIF por transportadora, e não só o geral.
Recusa na entrega
Às vezes o pedido chega no prazo e completo, mas o cliente recusa. Os motivos mais comuns: validade abaixo do mínimo do contrato, embalagem avariada e nota com erro. Para evitar, cadastre a validade mínima de cada cliente, separe pelo lote que vence primeiro respeitando essa regra e confira a embalagem antes de carregar.
Plano de ação em 6 passos
- Escreva a regra do OTIF. O que é prazo, o que é completo, o que fica fora.
- Registre o motivo de cada falha por um ou dois meses, sem exceção.
- Some os motivos e escolha as duas ou três maiores causas.
- Defina uma ação e um responsável para cada causa, com data para revisar.
- Acompanhe toda semana o OTIF geral, o "no prazo" e o "completo" separados.
- Mostre o OTIF por cliente e por transportadora na reunião mensal e ajuste o plano.
O que mostrar na reunião mensal
- OTIF do mês e comparação com o mês anterior.
- "No prazo" e "completo" separados.
- As maiores causas de falha, com quantidade de pedidos.
- Clientes com OTIF abaixo do combinado em contrato.
- OTIF por transportadora.
- Andamento das ações do mês anterior.
Erros comuns ao medir o OTIF
- Medir pela média dos dois índices. A média esconde a queda. Conte pedido a pedido.
- Medir pela data de saída, e não de chegada. O cliente sente a data em que recebeu.
- Mudar a regra todo mês. Assim não dá para comparar.
- Não registrar o motivo. Sem motivo, não há plano de ação.
- Aceitar meta de contrato sem conhecer o próprio número. Antes de assinar, levante o seu histórico de OTIF.
Perguntas frequentes
Qual é um bom OTIF?
Depende do contrato e do tipo de cliente. Não existe um número oficial único. O mais seguro é conhecer o seu histórico, combinar a meta por escrito e melhorar aos poucos.
OTIF é calculado por pedido, por item ou por valor?
Pode ser qualquer um, desde que esteja combinado. O mais comum é por pedido. Medir por item ajuda a achar quais produtos mais faltam.
Recolhimento de lote conta como falha?
Em geral, o recolhimento determinado pela autoridade sanitária ou pelo fabricante fica fora da conta, desde que isso esteja combinado. Já a devolução por validade curta ou produto vencido conta, porque é falha de controle.
Pedido de urgência entra no OTIF?
O melhor é medir separado. Pedido programado e pedido urgente têm prazos diferentes. Misturar os dois esconde problemas.
Existe norma oficial para calcular o OTIF?
Não há uma norma oficial única no Brasil. Cada contrato define a regra. O importante é escrever essa regra e usar sempre a mesma.
OTIF é a mesma coisa que nível de serviço?
Nível de serviço é um conceito mais amplo, que inclui disponibilidade de produto e rapidez no atendimento. O OTIF é um indicador dentro dele, focado em prazo e entrega completa.
Onde o KWeb entra
No KWeb, o sistema de gestão da Kralen na internet, a separação, a conferência e a expedição usam estoque por lote e localização, com painel na TV e aplicativos para Android e iPhone que leem o código de barras pela câmera. Nas compras, a necessidade de compra ajuda o comprador, e os relatórios personalizáveis ajudam a montar o painel do mês.