Inventário de estoque: como fazer sem parar a operação

Em muitas distribuidoras, o inventário ainda é um evento temido. O armazém fecha num sábado, todo mundo conta caixa até tarde e, na segunda-feira, o sistema mostra centenas de diferenças que ninguém sabe explicar. Duas semanas depois, o estoque volta a não bater.

Existe outro jeito. Em vez de contar tudo de uma vez, você conta um pedaço do estoque todos os dias, sem parar a separação nem o recebimento. É o chamado inventário rotativo. Ele dá mais trabalho de organização no começo, mas menos sustos ao longo do ano.

Neste artigo você vai ver a diferença entre inventário geral e rotativo, como escolher o que contar e quando, um passo a passo para a contagem do dia, como tratar as diferenças e o que a parte fiscal exige. Os exemplos servem para qualquer ramo: alimentos, autopeças, material de construção, cosméticos, produtos de saúde.

Por que o estoque do sistema não bate com a prateleira

Antes de contar, vale entender de onde vêm as diferenças. Quase sempre elas têm uma destas causas:

• Erro na entrada: o caminhão chegou com 48 caixas, a nota dizia 50 e alguém deu entrada em 50.
• Erro na separação: o separador pegou o filtro de óleo errado, de um código vizinho. Um produto ficou a mais e o outro a menos.
• Unidade trocada: o sistema controla em unidade e alguém lançou em caixa (ou o contrário).
• Avaria e perda sem registro: o saco de cimento rasgou, o frasco de xampu vazou, o pacote de biscoito venceu. Foi para o lixo sem baixa no sistema.
• Produto no lugar errado: está no armazém, mas ninguém acha. Para o cliente, é como se não existisse.
• Furto. Acontece, e o inventário frequente ajuda a perceber cedo.

Cada diferença encontrada é uma pista. O objetivo do inventário não é só corrigir o número, é descobrir qual dessas causas está acontecendo e corrigir o processo.

Inventário geral ou rotativo: qual a diferença

Item	Inventário geral	Inventário rotativo
O que conta	Todo o estoque de uma vez	Uma parte por dia ou por semana
Operação	Para tudo durante a contagem	Continua funcionando
Frequência	Uma ou duas vezes por ano	Contínua, o ano inteiro
Equipe	Muita gente num dia só	Poucas pessoas, pouco tempo por dia
Achado de erro	Meses depois que aconteceu	Dias ou semanas depois

O inventário rotativo não proíbe o inventário geral. Muitas empresas mantêm uma contagem completa no fim do ano, por segurança ou por exigência do contador, e fazem o rotativo nos outros meses. Com o tempo, a contagem geral fica rápida, porque quase tudo já está certo.

Como escolher o que contar e com que frequência

Contar tudo na mesma frequência é desperdício. O mais usado é seguir a curva ABC, que separa os produtos pelo peso no faturamento ou no valor do estoque. Se ainda não tem a sua, veja nosso guia de curva ABC de estoque.

Uma regra prática de partida:

• Itens A (poucos produtos, muito valor): contar todo mês.
• Itens B: contar a cada trimestre.
• Itens C (muitos produtos, pouco valor): contar uma ou duas vezes por ano.

Além da curva, entram na lista da semana:

• produtos que deram diferença na última contagem;
• produtos com estoque zerado no sistema, mas que alguém diz ter visto;
• produtos de alto risco de furto (eletrônicos pequenos, perfumes, ferramentas);
• produtos com lote e validade próximos do vencimento;
• endereços que tiveram muita movimentação ou reorganização.

Exemplo de cálculo

Uma distribuidora de autopeças tem 6.000 produtos ativos. Pela curva, 600 são A, 1.200 são B e 4.200 são C.

• A: 600 por mês, ou cerca de 30 por dia útil.
• B: 1.200 por trimestre, ou cerca de 20 por dia útil.
• C: 4.200 por ano, ou cerca de 17 por dia útil.

São perto de 70 produtos por dia. Com dois conferentes e um coletor ou celular, isso cabe em uma ou duas horas no começo do expediente.

Contar por produto ou por endereço

Há duas formas de montar a lista do dia.

Por produto: você escolhe os produtos e conta em todos os lugares onde eles estão. É bom para itens A e para investigar uma diferença.

Por endereço: você escolhe uma rua ou um corredor e conta tudo o que está ali. É bom para achar produtos no lugar errado. Se o armazém tem endereçamento, esse é o jeito mais rápido de andar pouco e contar muito.

Muitas distribuidoras combinam as duas: produtos A por produto, o resto por endereço, girando o armazém inteiro ao longo do ano.

Passo a passo da contagem do dia sem parar a operação

1. Gere a lista do dia cedo. Antes da separação começar, o sistema ou o responsável gera a lista de produtos ou endereços a contar.
2. Congele só o que vai ser contado. Bloqueie para movimentação apenas os itens da lista, e só durante a contagem. O resto do armazém segue normal.
3. Combine com a separação. Se um pedido precisar de um item bloqueado, o separador espera a contagem daquele item terminar, ou a contagem pula para o próximo e volta depois.
4. Faça contagem cega. O conferente não vê a quantidade do sistema. Ele só registra o que encontrou. Isso evita o "contei 98, mas o sistema diz 100, vou pôr 100". Veja o termo conferência cega.
5. Conte na unidade certa. Caixa fechada conta como caixa. Caixa aberta conta em unidades. Anote as duas se o produto tiver as duas.
6. Registre lote e validade. Para produtos com lote, conte por lote. Um total certo com lotes trocados ainda é um erro.
7. Compare com o sistema na hora. Terminada a contagem, o sistema compara. Quem bate, libera. Quem não bate, vai para recontagem.
8. Reconte com outra pessoa. A recontagem deve ser feita por um conferente diferente, também às cegas.
9. Investigue antes de ajustar. Veja entradas, saídas e devoluções dos últimos dias. Muitas vezes a diferença é uma nota ainda não lançada ou um pedido separado e não faturado.
10. Ajuste e libere. Só depois da investigação, alguém com permissão faz o ajuste no sistema, com o motivo registrado. Os itens voltam a movimentar.

Cuidado com o que está "em trânsito"

As maiores diferenças falsas vêm de mercadoria que está no meio do caminho:

• recebida, mas ainda sem entrada no sistema;
• separada para um pedido, mas ainda na doca;
• devolvida pelo cliente e ainda não conferida;
• em área de avaria ou quarentena.

Antes de contar, defina onde cada um desses casos fica e se entra ou não na contagem. Escreva isso no procedimento.

Como tratar as diferenças

Nem toda diferença merece o mesmo esforço. Defina uma tolerância. Por exemplo:

• até 1% ou até 1 unidade em itens C: ajuste direto, com registro;
• acima disso, ou em qualquer item A: recontagem e investigação obrigatórias;
• acima de um valor em reais definido pela diretoria: aprovação do gerente.

Para cada diferença, registre a causa provável. Depois de alguns meses, o padrão aparece. Se a maioria vem de erro de entrada, o problema está no recebimento. Se vem de produtos parecidos, está na separação. Se vem de avaria, está no manuseio ou no armazenamento.

O que a parte fiscal exige

O inventário não é só operacional. Toda empresa contribuinte de ICMS precisa informar o estoque no Livro de Registro de Inventário. Na escrituração digital, isso vai no Bloco H da EFD ICMS/IPI. O inventário de 31 de dezembro é o mais comum de ser informado. Confira com o seu contador o mês exato em que ele entra na escrituração e se o seu estado tem regras próprias.

Por isso o inventário de fim de ano pesa mais. Mesmo com o rotativo em dia, vale fazer uma revisão geral do estoque em dezembro e conferir:

• se o estoque do sistema bate com o valor que vai para o Bloco H;
• se os produtos de terceiros (em consignação, por exemplo) estão separados dos seus;
• se o estoque próprio que está com terceiros também foi informado.

Perdas, avarias e vencimentos também têm reflexo fiscal. Em geral, a baixa é feita com uma nota fiscal de saída própria, com o CFOP de baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração. Pode ser preciso estornar o crédito de ICMS da compra. O tratamento varia por estado, então combine o procedimento com o contador.

Checklist do inventário rotativo

• ☐Curva ABC atualizada nos últimos três meses
• ☐Frequência definida para A, B e C
• ☐Lista do dia gerada antes do início da separação
• ☐Bloqueio só dos itens em contagem
• ☐Contagem cega, por lote quando houver
• ☐Regra clara para mercadoria em trânsito, avaria e devolução
• ☐Recontagem por outra pessoa quando houver diferença
• ☐Tolerância por classe e por valor definida
• ☐Ajuste com motivo e permissão
• ☐Causa de cada diferença registrada
• ☐Revisão geral em dezembro para o Bloco H

Erros comuns

• Mostrar a quantidade do sistema ao conferente. A contagem vira confirmação, e o erro passa.
• Ajustar sem investigar. O número fica certo hoje, mas o problema volta amanhã.
• Contar sempre os mesmos corredores. Os produtos do fundo do armazém nunca entram na lista.
• Esquecer lote e validade. O total bate, mas o lote que o sistema manda separar não existe.
• Deixar o ajuste com quem contou. Quem conta não deve ser quem aprova o ajuste.
• Fazer o rotativo só quando sobra tempo. Se não é diário, vira inventário geral atrasado.

Perguntas frequentes

Inventário rotativo substitui o inventário de fim de ano?

Não necessariamente. O estoque de 31 de dezembro precisa ser informado no Bloco H. Com o rotativo em dia, a revisão de dezembro fica rápida, mas ela continua existindo.

Quantos produtos devo contar por dia?

Depende do tamanho do catálogo e da equipe. Divida o total de contagens do ano (pela curva ABC) pelos dias úteis. Comece com uma meta pequena e aumente.

Preciso parar o armazém para contar?

Não. Basta bloquear os itens que estão sendo contados, e só durante a contagem. O resto continua sendo separado e recebido.

O que é contagem cega?

É a contagem em que o conferente não vê a quantidade que o sistema espera. Ele só registra o que encontrou. Isso evita contagens "confirmadas" sem olhar.

Como lançar perda de mercadoria encontrada no inventário?

Em geral, com nota fiscal de saída com CFOP de baixa de estoque por perda, roubo ou deterioração, e estorno do crédito de ICMS quando for o caso. A regra varia por estado; confirme com o contador.

Qual acuracidade é boa?

Não há um número oficial. O importante é medir todo mês o percentual de itens contados sem diferença e ver se ele melhora. Com o tempo, você define a sua meta.

Como o sistema ajuda

O inventário rotativo depende de estoque por lote e por endereço, de contagem pelo celular e de ajuste com permissão. No KWeb, o estoque é controlado por lote e localização, e o aplicativo Inventário, para Android e iPhone, lê o código de barras pela câmera do celular. Os ajustes ficam no histórico de alterações, com permissões por usuário.

Fontes

• Receita Federal: Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e EFD ICMS/IPI