Separação e conferência de pedidos: como reduzir erros na expedição

O cliente pediu 10 caixas de óleo 5W30 e recebeu 10 de 10W40. O mercado pediu 24 fardos de refrigerante de 2 litros e chegaram 24 de 600 ml. A clínica recebeu um lote diferente do que estava na nota. Cada um desses erros gera devolução, frete de volta, nota de devolução, retrabalho no estoque e, pior, um cliente que começa a olhar para o concorrente.

Quase todos esses erros nascem em dois momentos: na separação, quando alguém tira o produto da prateleira, e na conferência, quando alguém deveria pegar o erro antes do caminhão sair. Quando esses dois passos são bem organizados, a expedição fica mais rápida e as reclamações caem.

Neste artigo você vai ver os principais métodos de separação, como montar uma conferência que realmente pega erro, um passo a passo do pedido até a doca, um checklist e os erros mais comuns. Os exemplos valem para distribuidoras de qualquer ramo.

O que é separação e o que é conferência

Separação (também chamada de picking) é o trabalho de buscar no armazém os produtos de cada pedido, na quantidade certa. É a etapa que mais consome tempo e gente no armazém.

Conferência é a checagem do que foi separado contra o que foi pedido e faturado, antes de embalar e carregar. Ela existe para pegar o erro da separação dentro de casa, e não na casa do cliente.

As duas etapas precisam ser feitas por pessoas diferentes. Quem separou tende a ver o que acha que pegou, e não o que realmente pegou.

Por que os erros acontecem

Antes de mudar o processo, vale olhar para as causas mais comuns:

• Produtos parecidos lado a lado: mesmo fabricante, mesma embalagem, só muda o tamanho, a cor ou a voltagem.
• Unidade de venda confusa: o cliente pediu "caixa", o separador entendeu "unidade", ou o contrário.
• Endereço errado ou inexistente: o produto mudou de lugar e o sistema não sabe.
• Lista de separação difícil de ler: sem endereço, sem foto, com descrição abreviada.
• Pressa no fim do dia: todo mundo quer fechar a carga e a conferência vira olhada rápida.
• Lote ou validade ignorados: o produto está certo, mas o lote não é o da nota ou está perto de vencer.
• Falta de produto descoberta tarde: o separador só descobre na prateleira que não tem, e o pedido sai incompleto sem aviso ao cliente.

Métodos de separação: qual usar

Não existe um método melhor para todo mundo. Depende do número de pedidos por dia, do tamanho dos pedidos e do tamanho do armazém.

Método	Como funciona	Quando faz sentido
Por pedido	Um separador pega um pedido inteiro, do começo ao fim	Poucos pedidos por dia, pedidos grandes
Por lote de pedidos	Um separador junta os itens de vários pedidos numa só volta e separa depois	Muitos pedidos pequenos com produtos em comum
Por zona	Cada separador cuida de uma área do armazém; o pedido passa de zona em zona	Armazém grande, catálogo variado
Por onda	Os pedidos são liberados em grupos, por horário ou por rota de entrega	Várias saídas de caminhão por dia

A separação por onda combina bem com a rota. Por exemplo: uma distribuidora de alimentos libera às 6h os pedidos da rota que sai às 9h, e às 9h os da rota das 13h. Assim o armazém trabalha no ritmo das saídas, e não no ritmo da chegada dos pedidos.

Exemplo: distribuidora de material de construção

Ela recebe 150 pedidos por dia, a maioria com 5 a 15 itens. Separar pedido por pedido obriga o separador a cruzar o armazém dezenas de vezes. Juntando os pedidos de uma mesma rota em lotes de 10, ele faz uma volta só, pega a quantidade total de cada item e divide na área de conferência. O número de caminhadas cai bastante.

A base de tudo: endereço e cadastro

Nenhum método funciona sem duas coisas bem feitas.

Endereçamento. Cada posição do armazém tem um código (rua, prédio, nível, posição) e cada produto tem endereço no sistema. A lista de separação vem em ordem de caminho, e não em ordem alfabética. Veja o termo endereçamento.

Cadastro. Cada produto precisa de código de barras, unidade de venda clara (unidade, caixa, fardo, palete) e quantidade por embalagem. Se a caixa tem 12 unidades, isso precisa estar no cadastro, e não na cabeça do separador.

Uma dica que funciona: produtos muito parecidos não devem ficar em endereços vizinhos. Separe as voltagens, os tamanhos e as cores por alguns endereços. Parece pouca coisa, mas diminui muito a troca.

Passo a passo: do pedido à doca

1. Libere só pedido pronto. O pedido só vai para a separação depois de aprovado no crédito e com estoque confirmado. Separar pedido que vai ser bloqueado é trabalho jogado fora.
2. Gere a lista em ordem de caminho. Com endereço, código, descrição completa, unidade e quantidade. Se o produto tem lote, a lista diz qual lote separar.
3. Separe lendo o código de barras. O separador lê o código do produto (e do endereço, se houver). Se ler o produto errado, o leitor avisa na hora.
4. Registre a falta na hora. Se o produto não está lá, o separador marca a falta. O comercial é avisado e decide com o cliente: espera, substitui ou fatura sem o item.
5. Leve para a área de conferência. Cada pedido em uma caixa, palete ou espaço identificado com o número do pedido.
6. Confira às cegas. O conferente lê cada item sem ver a lista. O sistema compara o que foi lido com o pedido. Veja conferência cega.
7. Confira lote e validade. Para produtos com lote, o lote conferido precisa ser o mesmo que vai na nota. Para perecíveis, veja se a validade atende ao combinado com o cliente.
8. Resolva a divergência antes de faturar. Item a mais volta para o estoque; item a menos volta para a separação. Só depois o pedido segue.
9. Fature e embale. A nota sai com o que foi conferido. Etiquete os volumes com número do pedido, cliente e quantidade de volumes.
10. Carregue pela rota. Monte o romaneio (a lista do que vai em cada caminhão) e carregue na ordem inversa das entregas: o primeiro cliente fica perto da porta.

Conferir antes ou depois da nota?

As duas formas existem. Conferir antes de faturar evita carta de correção e cancelamento, porque a nota já sai com o que foi realmente separado. Conferir depois é mais comum em operações onde a nota precisa sair cedo. Se for o seu caso, a conferência precisa ser ainda mais rigorosa, porque qualquer acerto vira papelada fiscal.

Conferência que realmente pega erro

Muita distribuidora tem conferência, mas ela não pega erro. Os sinais de alerta:

• o conferente olha a lista e "bate o olho" nas caixas;
• a conferência é feita pela mesma pessoa que separou;
• ninguém registra os erros encontrados;
• no fim do dia, a conferência é pulada para o caminhão sair.

Para mudar isso:

• Use leitura de código de barras em todos os itens, ou pelo menos nos de maior valor e nos mais trocados.
• Conte volumes além de itens. O motorista confere o número de volumes na saída e o cliente na chegada.
• Registre cada erro pego na conferência: produto, separador, tipo de erro. Esse registro mostra onde treinar e onde mudar o endereço.
• Faça amostragem extra nos pedidos de clientes que mais reclamam ou de produtos mais caros.

Painel na TV

Um painel visível no armazém, mostrando os pedidos em separação, em conferência e prontos, ajuda a equipe a se organizar sozinha. Fica claro qual rota está atrasada e onde falta gente, sem ninguém precisar perguntar.

Como medir

Três números simples bastam para começar:

• Pedidos com erro: pedidos com reclamação de item errado, faltando ou a mais, divididos pelo total de pedidos entregues.
• Erros pegos na conferência: quantos erros a conferência encontrou. Se é zero todo dia, desconfie: ou a separação é perfeita, ou a conferência não está olhando.
• Tempo do pedido: do momento em que o pedido foi liberado até ficar pronto na doca.

Se quiser ir além, o indicador que junta prazo e pedido completo é o OTIF, ou entrega no prazo e completa. Temos um artigo sobre como medir o OTIF.

Checklist da separação e conferência

• ☐Todo produto com endereço no sistema e na prateleira
• ☐Código de barras e unidade de venda corretos no cadastro
• ☐Produtos parecidos em endereços afastados
• ☐Pedido só liberado depois de crédito e estoque confirmados
• ☐Lista de separação em ordem de caminho, com lote quando houver
• ☐Leitura de código de barras na separação
• ☐Falta registrada na hora e comunicada ao comercial
• ☐Conferência por outra pessoa, às cegas
• ☐Lote e validade conferidos com a nota
• ☐Volumes etiquetados e contados na carga
• ☐Erros da conferência registrados e revisados toda semana

Erros comuns

• Mesma pessoa separa e confere. O erro passa sem ninguém ver.
• Conferir olhando a lista. A conferência vira leitura, e não checagem.
• Pular a conferência quando o caminhão está atrasado. É justamente quando os erros acontecem.
• Endereço só na cabeça do separador antigo. Quando ele sai de férias, a separação para.
• Ignorar o lote na separação. O total está certo, mas o lote não bate com a nota. Para quem trabalha com validade, veja FEFO na prática.
• Não avisar a falta. O cliente descobre na entrega que faltou item, e a confiança cai mais do que se tivesse sido avisado antes.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre separação e conferência?

Separação é buscar os produtos do pedido no armazém. Conferência é checar se o que foi separado é igual ao que foi pedido, antes de embalar e carregar.

O que é conferência cega?

É a conferência em que a pessoa não vê a lista do pedido. Ela lê ou conta o que está na caixa, e o sistema compara com o pedido. Assim ela não "confirma" sem olhar.

Qual o melhor método de separação?

Depende da operação. Poucos pedidos grandes combinam com separação por pedido. Muitos pedidos pequenos combinam com lotes ou ondas. Armazéns grandes costumam usar zonas.

Preciso de coletor de dados para ler código de barras?

Não necessariamente. Hoje há aplicativos que leem código de barras pela câmera do celular. Para volumes muito altos, coletores dedicados ainda podem ser mais rápidos.

É melhor conferir antes ou depois de emitir a nota?

Conferir antes evita carta de correção e cancelamento. Conferir depois pode ser necessário quando a nota precisa sair cedo, mas exige conferência mais rigorosa.

Como reduzir troca de produtos parecidos?

Afaste os produtos parecidos no armazém, use descrições completas na lista e leia o código de barras na separação e na conferência.

Como o sistema ajuda

Separação e conferência funcionam melhor quando o sistema dá a lista certa e confere pela leitura. No KWeb, o estoque é controlado por lote e localização, e a separação, a conferência e a expedição têm painel para TV. O aplicativo Separar, para Android e iPhone, lê o código de barras pela câmera do celular.

Fontes

Este artigo trata de boas práticas de operação de armazém e não se apoia em leis ou normas específicas. Para quem distribui medicamentos, as regras de armazenagem e transporte estão na RDC 430/2020 da ANVISA:

• ANVISA: RDC nº 430/2020, Boas Práticas de Distribuição, Armazenagem e Transporte de Medicamentos