Controle de validade no estoque: como evitar perdas com produtos vencendo

Na distribuidora de medicamentos e de material hospitalar, o produto tem prazo. Cada caixa parada no estoque está andando em direção ao vencimento. Quando a validade passa, aquele produto não vale mais nada: não pode ser vendido, não pode ser doado e ainda custa dinheiro para ser descartado.

A maioria das perdas por vencimento não acontece por descuido de uma pessoa. Ela nasce de pequenas falhas espalhadas: uma validade digitada errada na entrada, uma compra grande demais para aproveitar um desconto, um lote que ninguém olhou durante meses. Quando o problema aparece no inventário, já é tarde para agir.

Neste artigo você vai ver o que a norma exige sobre validade, como montar uma rotina de controle em cinco frentes (entrada, armazenagem, acompanhamento, ação e descarte), quais faixas de vencimento acompanhar e os erros mais comuns. A separação pela ordem de vencimento (o FEFO) já tem artigos próprios no blog, e aqui ela entra só como uma das peças.

O que a lei diz sobre validade no estoque

Vender produto vencido é infração sanitária. A Lei 6.437/1977, no art. 10, inciso XVIII, trata como infração expor à venda ou entregar ao consumo produto de interesse da saúde com prazo de validade vencido, ou mudar a data de validade. As penas vão de advertência e multa até apreensão, interdição e cancelamento da licença e da autorização.

As normas de boas práticas da ANVISA reforçam isso:

• Medicamentos – RDC 430/2020. Na entrada, a distribuidora deve conferir e registrar lote, data de validade e quantidade, comparando com o pedido e a nota (art. 56). Na expedição, o registro também precisa ter lote e validade (art. 59). Os vencidos ficam em área ou local separado, com acesso restrito (art. 42). E a empresa deve fazer inventários periódicos, registrando e investigando as diferenças (art. 55).
• Produtos para saúde – RDC 665/2022. O art. 109 diz que produto deteriorado não pode ser distribuído, que os mais próximos do vencimento devem sair primeiro e que produto com validade vencida não pode ser distribuído.

Ou seja: a norma não pede só "não vender vencido". Ela pede que você saiba, a qualquer momento, quais lotes tem, onde estão e quando vencem.

As cinco frentes do controle de validade

1. Entrada: a validade certa desde o primeiro minuto

Todo o controle depende de um dado: a data de validade registrada na entrada. Se ela entrar errada, todos os relatórios vão mentir.

Boas práticas na entrada:

• Use a validade da nota e confira com a caixa. O XML da nota fiscal normalmente traz lote e validade. Mesmo assim, confira com a etiqueta do produto. Divergência é motivo de registro e de contato com o fornecedor.
• Leia o código de barras quando possível. Digitar a data à mão é onde mais acontece erro.
• Defina uma validade mínima para aceitar mercadoria. Exemplo: não receber produto com menos de 12 meses de validade restante, salvo autorização do comprador. Coloque essa regra no pedido de compra e no acordo com o fornecedor.
• Separe um lote por endereço quando der. Dois lotes misturados na mesma posição dificultam tudo depois.

2. Armazenagem: o lote certo no lugar certo

O estoque precisa permitir enxergar a validade sem abrir caixas:

• etiqueta de lote e validade visível na frente do palete ou da caixa;
• endereço de cada lote registrado no sistema (veja endereçamento);
• área separada para vencidos, devolvidos e reprovados, como pede a RDC 430/2020;
• quarentena para lotes em análise.

Na separação, o lote que vence primeiro deve sair primeiro. Como fazer isso na prática está em FEFO na prática.

3. Acompanhamento: o relatório de validade por faixa

O coração do controle é um relatório que mostra o estoque agrupado por tempo até o vencimento. Uma divisão simples:

Faixa	Tempo até vencer	O que fazer
Verde	Mais de 12 meses	Venda normal
Amarela	De 6 a 12 meses	Priorizar na venda e na separação
Laranja	De 3 a 6 meses	Plano de ação com responsável e data
Vermelha	Menos de 3 meses	Ação imediata ou bloqueio para venda
Vencido	Validade passou	Bloquear, separar e dar destino

Os prazos acima são um exemplo. Ajuste conforme o seu produto e os seus clientes. Se você vende para hospitais e licitações que exigem validade mínima na entrega, a faixa "vermelha" começa bem antes. Leia os editais e os contratos: muitos pedem uma validade mínima ou um percentual mínimo da validade total no ato da entrega.

O relatório deve mostrar, para cada lote: produto, lote, validade, quantidade, valor de custo, endereço e venda média do produto. Com a venda média, você calcula se o lote vai sair a tempo.

Exemplo: você tem 600 unidades de um soro com validade em 4 meses. A venda média é de 100 unidades por mês. Em 4 meses, você vende 400. Sobram 200 unidades que vão vencer se nada for feito. Esse é o número que importa: não o estoque total, mas o estoque em risco.

4. Ação: o que fazer com o lote que está vencendo

Com o estoque em risco identificado, escolha a ação. As mais comuns:

1. Avisar o comercial. Os vendedores oferecem o lote primeiro aos clientes que compram rápido e aceitam validade mais curta.
2. Fazer promoção. Um desconto planejado custa menos que a perda total. Defina o preço mínimo com base no custo.
3. Negociar com o fornecedor. Alguns fabricantes aceitam troca ou devolução de produto com validade próxima, conforme o contrato. Confira as regras antes de comprar.
4. Transferir entre filiais. Se outra unidade vende mais daquele produto, a transferência pode salvar o lote.
5. Parar de comprar. Se o produto tem estoque em risco, a próxima compra precisa esperar ou ser menor.

Coloque cada ação numa lista com responsável e data. Revise a lista toda semana.

5. Destino: quando não tem mais jeito

Quando o produto vence:

• Bloqueie o lote no sistema para que ele não possa ser separado nem faturado.
• Leve para a área de vencidos, separada e com acesso restrito.
• Dê o destino correto. A RDC 222/2018 inclui os distribuidores de produtos farmacêuticos entre os geradores de resíduos de saúde. A empresa precisa de um Plano de Gerenciamento de Resíduos (PGRSS) e de empresa licenciada para coleta e destino final. Guarde os comprovantes.
• Faça a baixa fiscal e de estoque com orientação do contador.

O caminho completo do descarte, inclusive a parte fiscal, está em logística reversa de medicamentos.

A causa que mais gera perda: a compra

Boa parte dos vencimentos nasce no setor de compras. Os motivos de sempre:

• comprar volume grande para ganhar desconto ou bonificação, sem olhar a venda média;
• comprar um item para uma licitação que depois não foi empenhado;
• repetir o pedido do mês anterior sem olhar o estoque que já está em casa;
• aceitar lote curto do fornecedor sem negociar.

Para cada compra, pergunte: em quanto tempo eu vendo esta quantidade? E esse tempo é menor que a validade do lote que vou receber? Se não for, o desconto pode virar prejuízo. Veja como calcular a quantidade certa em sugestão de reposição. A curva ABC ajuda a decidir quais itens merecem acompanhamento mais de perto.

Indicadores para acompanhar todo mês

• Perda por vencimento (R$): valor de custo de tudo que venceu no mês.
• Perda sobre o estoque médio (%): perda do mês dividida pelo valor médio do estoque.
• Estoque em risco (R$): valor do que não vai ser vendido antes de vencer, pela venda média.
• Itens na faixa vermelha: quantos lotes têm menos de 3 meses de validade.
• Recusas por validade curta: quantas entregas o cliente recusou por esse motivo.

Compare mês a mês. Se a perda cresce, o problema geralmente está na compra ou na entrada.

Checklist do controle de validade

• ☐Lote e validade registrados em toda entrada, conferidos com a caixa
• ☐Validade mínima de aceitação definida e comunicada aos fornecedores
• ☐Cada lote com endereço no estoque
• ☐Área separada para vencidos, devolvidos e reprovados
• ☐Separação pela ordem de vencimento
• ☐Relatório de validade por faixa rodando toda semana
• ☐Lista de ações com responsável e data para os lotes em risco
• ☐Comercial avisado dos lotes que precisam sair
• ☐Bloqueio de lotes vencidos no sistema
• ☐PGRSS e empresa licenciada para descarte
• ☐Inventário periódico com registro das diferenças
• ☐Indicadores de perda revisados todo mês

Erros comuns

• Confiar só no inventário anual. Quando o vencido aparece, não há mais o que fazer.
• Validade digitada à mão sem conferência. Um erro de data esconde o lote do relatório.
• Olhar só o estoque total. Mil unidades com venda de 500 por mês e validade de um mês é problema, mesmo parecendo "estoque normal".
• Deixar devoluções de clientes sem análise. Pela RDC 430/2020, antes de voltar para o estoque, a devolução precisa ser avaliada, inclusive pela validade.
• Misturar o vencido com o estoque bom "até o coletor passar". É o tipo de coisa que o fiscal encontra.
• Não ligar compra e validade. O comprador não vê o relatório de vencimento.

Perguntas frequentes

Posso vender medicamento perto do vencimento?

Pode, desde que ainda esteja dentro da validade e o cliente aceite. Mas confira se o contrato ou o edital exige validade mínima na entrega. Vencido, nunca.

Com quanto tempo de antecedência devo agir sobre um lote?

Depende da venda média do produto e das exigências dos seus clientes. Uma referência prática é começar a acompanhar a partir de 6 a 12 meses e ter um plano de ação a partir de 3 a 6 meses.

O fornecedor é obrigado a trocar produto perto do vencimento?

A lei não obriga de forma geral. A troca depende do que foi combinado com o fornecedor. Por isso, vale negociar essa condição antes de comprar.

O que fazer com o produto vencido?

Bloquear no sistema, separar em área própria, descartar por empresa licenciada conforme o seu plano de resíduos e fazer a baixa fiscal com orientação do contador.

Com que frequência devo fazer inventário?

A RDC 430/2020 pede inventários periódicos, sem fixar a frequência. Muitas distribuidoras fazem contagens rotativas ao longo do mês, focando nos itens de maior valor e nos lotes próximos do vencimento. Veja inventário rotativo.

O controle de validade vale para material hospitalar?

Vale. A RDC 665/2022 proíbe distribuir dispositivo médico vencido e pede que os mais próximos do vencimento saiam primeiro.

Como o sistema ajuda no controle de validade

O controle de validade depende de dado certo e de relatório à mão. No KWeb, o cadastro guarda lote e validade, a entrada é feita pelo XML da nota e o estoque é controlado por lote e localização, com aplicativos de entrada, separação e inventário que leem o código de barras pela câmera do celular. Os relatórios são personalizáveis, o que permite montar a visão por faixa de vencimento, e o módulo de compras calcula a necessidade de compra a partir do estoque e da venda. Para dar saída ao lote em risco, o cadastro de preços aceita promoções.

Fontes

• Lei 6.437/1977, art. 10, inciso XVIII: infração por produto com validade vencida.
• RDC 430/2020 (cópia publicada pela Secretaria da Saúde do Paraná): arts. 34, 42, 55, 56 e 59.
• RDC 665/2022 (texto publicado pela Prefeitura de Campinas): art. 109, validade de dispositivos médicos.
• RDC 222/2018: gerenciamento de resíduos de serviços de saúde, incluindo distribuidores.
• Perguntas e respostas da ANVISA sobre a RDC 430/2020.