Sugestão de reposição de estoque: como transformar giro em decisão de compra

Todo fim de tarde, o comprador abre a planilha de saldo e decide o pedido do dia seguinte. Ele olha o que está baixo, lembra do que vendeu bem no ano passado e liga para o vendedor do fornecedor. Funciona até o dia em que o hospital pede um produto que acabou, ou até o inventário mostrar caixas paradas há meses.

O problema não é o comprador. É a quantidade de informação que ele precisaria cruzar de cabeça: quanto cada produto vende, quanto o fornecedor demora de verdade, o que já está a caminho, o que vence logo e quanto dinheiro há em caixa. Uma boa sugestão de reposição faz essa conta e entrega uma lista pronta para ele revisar.

Neste artigo você vai entender as informações que entram na conta, o cálculo do ponto de pedido e do estoque de segurança com um exemplo, como a curva ABC muda a regra para cada produto, um fluxo diário de compras e os erros mais comuns.

O que é sugestão de reposição

Sugestão de reposição é uma lista que o sistema monta dizendo o que comprar, quanto e de qual fornecedor. Ela se baseia na venda passada, no saldo atual e no prazo de entrega.

Ela não decide sozinha. O comprador revisa, ajusta e aprova. A diferença é que ele deixa de montar a lista do zero e passa a cuidar só das exceções: um produto com promoção do fabricante, uma licitação que vai consumir muito estoque, um fornecedor que avisou atraso.

O que acontece quando a compra é feita só pela planilha

Sem uma sugestão organizada, três problemas aparecem quase sempre:

• Falta de produto que vende muito. O comprador descobre pela reclamação do cliente, não pelo sistema. Isso derruba o OTIF, o indicador de entregas no prazo e completas.
• Sobra de produto que vende pouco. Dinheiro parado em mercadoria que não gira, ocupando espaço e correndo risco de vencer.
• Compra no susto. O comercial pressiona, o comprador pede em quantidade grande para "não faltar mais" e o problema muda de lado.

As informações que entram na conta

Informação	O que mede	Por que importa
Venda média	Quanto o produto sai por dia ou por mês	É a base da demanda esperada
Variação da venda	O quanto a venda sobe e desce de um período para outro	Define o tamanho da reserva
Época do ano	Meses de venda maior ou menor	Antecipa os picos
Prazo de entrega real	Dias entre o pedido e a chegada da mercadoria	Define quando pedir
Estoque disponível	Saldo menos o que já está reservado para pedidos	Mostra o que de fato pode ser vendido
Compras a caminho	Pedidos ao fornecedor que ainda não chegaram	Evita comprar duas vezes
Validade do estoque	Quanto do saldo vence em breve	Evita contar com produto que não vai poder sair

O prazo de entrega, no setor, é chamado de lead time. O ponto mais importante: use o prazo medido (a data em que a mercadoria chegou de fato), e não o prazo que o fornecedor promete.

O cálculo do ponto de pedido

O ponto de pedido é o saldo em que é hora de comprar. A fórmula básica é:

Ponto de pedido = venda média por dia × prazo de entrega em dias + estoque de segurança

Exemplo

Um antibiótico vende em média 40 caixas por dia. O fornecedor demora, em média, 10 dias para entregar. Você decide manter uma reserva de 120 caixas.

• Venda durante a espera: 40 × 10 = 400 caixas
• Mais a reserva: 400 + 120 = 520 caixas

Quando o saldo disponível (somando o que já está a caminho) chegar a 520 caixas, é hora de pedir.

O estoque de segurança

O estoque de segurança é a reserva para os imprevistos: um mês de venda acima do normal, um fornecedor que atrasa.

A forma mais simples é definir um número de dias de venda. Por exemplo, "5 dias de reserva" para um produto que vende 40 por dia dá 200 caixas.

A forma mais precisa usa estatística. Ela olha o quanto a venda e o prazo de entrega variam e escolhe um nível de serviço, que é a chance de não faltar produto durante a espera. Uma fórmula usada em livros de gestão de estoque é:

Estoque de segurança = Z × √(PE × σv² + v² × σPE²)

Onde:

• Z é um número ligado ao nível de serviço. Para 95%, Z é cerca de 1,65. Para 99%, cerca de 2,33.
• PE é o prazo de entrega médio, em dias.
• σv é o desvio-padrão da venda diária (o quanto ela varia).
• v é a venda média por dia.
• σPE é o desvio-padrão do prazo de entrega.

Não precisa fazer essa conta à mão. O que importa entender é a lógica: quanto mais a venda e o prazo variam, maior precisa ser a reserva. E quanto maior o nível de serviço que você quer, maior também.

Usar a mesma regra fixa ("30 dias de estoque") para todos os produtos costuma gerar falta nos itens instáveis e sobra nos estáveis.

Curva ABC: cada produto com a atenção que merece

A curva ABC separa os produtos pela importância nas vendas. Uma divisão comum é:

• Curva A: poucos produtos que somam a maior parte do faturamento. Merecem revisão frequente e nível de serviço mais alto.
• Curva B: produtos intermediários. Revisão regular e regras padronizadas.
• Curva C: muitos produtos que somam pouco do faturamento. Revisão menos frequente e estoque mais enxuto.

Na distribuidora de medicamentos, vale um ajuste: um produto pode estar na curva C pelo valor e ainda assim ser crítico, como um medicamento de uso contínuo que o hospital não pode deixar de receber. Marque esses itens à parte e dê a eles uma reserva maior. Veja como montar a curva em curva ABC de estoque e como medir o giro em giro de estoque.

Época do ano e eventos

Algumas vendas sobem em épocas previsíveis. Produtos para doenças respiratórias costumam vender mais no outono e no inverno. Campanhas de saúde pública mudam a procura por certos itens. Licitações grandes geram pedidos muito acima da média.

Para enxergar a época do ano, o sistema precisa de pelo menos 12 meses de histórico, e o ideal é ter dois anos ou mais para comparar. Eventos únicos, como uma licitação grande, devem ser tratados à parte. Se entrarem na média, a sugestão vai pedir demais nos meses seguintes.

Os limites do mundo real

A conta dá um número. O comprador precisa ajustar esse número aos limites da operação:

• Pedido mínimo do fornecedor: valor mínimo ou caixa fechada.
• Espaço: produto refrigerado depende de espaço em câmara fria, que é limitado.
• Dinheiro em caixa: não adianta a sugestão pedir mais do que o financeiro pode pagar.
• Validade do lote oferecido: um lote com validade curta pode não servir para um produto que vende devagar.
• Compromissos comerciais: estoque reservado para uma ata de registro de preços ou para um contrato.
• Lote econômico: às vezes compensa comprar mais de uma vez para ganhar desconto ou reduzir frete. Às vezes não.

Fluxo diário de compras: passo a passo

1. Atualize os dados. Entradas de mercadoria lançadas, pedidos ao fornecedor em dia e vendas do dia anterior fechadas.
2. Gere a lista de necessidade de compra. Produtos que chegaram ao ponto de pedido, agrupados por fornecedor.
3. Revise as exceções. Licitações, promoções, avisos de falta do fabricante, produtos novos.
4. Faça a cotação quando houver mais de um fornecedor possível. Compare preço, prazo e validade oferecida.
5. Emita a ordem de compra e envie ao fornecedor.
6. Registre a chegada pela entrada da nota do fornecedor. A data de chegada atualiza o prazo de entrega real.
7. Uma vez por mês, revise os indicadores e ajuste as reservas dos produtos que faltaram ou sobraram.

Como saber se a reposição está funcionando

Acompanhe estes indicadores todo mês. Defina as metas a partir do seu próprio histórico e melhore aos poucos:

• Falta de produto: quantos itens de pedido não foram atendidos por falta de estoque. Separe por curva ABC.
• Giro de estoque: quantas vezes o estoque "se renova" no ano.
• Cobertura: quantos dias de venda o estoque atual aguenta.
• Perda por vencimento: valor que venceu parado no estoque.
• Prazo de entrega real por fornecedor: média e variação.

Se a falta cai e a cobertura não sobe, a reposição está melhorando. Se a falta cai mas a cobertura dispara, você só trocou falta por excesso.

Erros comuns

• Usar o prazo prometido pelo fornecedor. Meça o prazo real. A diferença costuma ser grande.
• Ignorar o que já está a caminho. Gera pedido em dobro.
• Contar estoque bloqueado ou vencendo como disponível. O saldo parece bom, mas não pode ser vendido.
• Uma regra para todos os produtos. Curva A e curva C precisam de tratamento diferente.
• Deixar picos únicos entrarem na média. Uma licitação grande distorce a sugestão dos meses seguintes.
• Não registrar o motivo dos ajustes. Sem o motivo, ninguém aprende com os erros da sugestão.

Checklist: o que um bom módulo de compras deve ter

• Histórico de venda por produto, de preferência com 12 meses ou mais.
• Saldo disponível descontando reservas e lotes bloqueados.
• Compras a caminho somadas na conta.
• Prazo de entrega registrado a partir das entradas reais.
• Lista de necessidade de compra agrupada por fornecedor.
• Cotação com mais de um fornecedor.
• Ordem de compra gerada a partir da lista.
• Entrada da mercadoria pelo arquivo XML da nota do fornecedor.
• Ajuste manual com registro de quem mudou e por quê.
• Relatórios de falta, giro, cobertura e vencimento.

Perguntas frequentes

O sistema decide sozinho o que comprar?

Não deve. O sistema sugere e o comprador decide. A sugestão pode ser aceita, ajustada ou recusada. O importante é registrar o motivo dos ajustes.

Quanto histórico é preciso?

Com alguns meses já dá para ter a venda média. Para enxergar a época do ano, é preciso pelo menos 12 meses. Com dois anos, a comparação fica mais confiável.

Como tratar um produto novo, sem histórico?

Use como referência um produto parecido, do mesmo tipo ou do mesmo fabricante. Depois de alguns meses de venda, passe a usar o histórico do próprio produto.

O estoque de segurança é igual para todos os produtos?

Não. Ele depende de quanto a venda e o prazo variam e da importância do produto. Itens da curva A e medicamentos críticos merecem reserva maior.

E se o fornecedor atrasa sempre?

A variação do prazo aumenta a reserva necessária. Se o atraso for grande e frequente, vale cadastrar um segundo fornecedor para o mesmo produto.

Sugestão de reposição serve para distribuidora pequena?

Serve. Mesmo com poucos produtos, medir o prazo real e somar o que está a caminho já evita boa parte das faltas e das compras em dobro.

Onde o KWeb entra

No KWeb, o sistema de gestão da Kralen na internet, o módulo de compras reúne necessidade de compra, cotação, ordem de compra e entrada de mercadoria pelo XML da nota. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário. Quem confere e grava é sempre o usuário.

Fontes

• RDC 430/2020 da ANVISA (Boas Práticas de Distribuição e Armazenagem)
• Perguntas e respostas da ANVISA sobre a RDC 430/2020