OTIF

OTIF (do inglês On Time, In Full, ou "entrega no prazo e completa", também ligado ao conceito de Perfect Order) é o indicador que mede o percentual de pedidos entregues no prazo combinado e com a quantidade correta. Na distribuição de medicamentos, é o indicador mais importante para hospitais e para o SUS, com meta típica acima de 95%. Ele mede duas coisas ao mesmo tempo:

• No prazo (On Time): pedido entregue dentro da janela combinada (data e, em alguns casos, hora).
• Completo (In Full): pedido entregue com 100% das quantidades e dos itens pedidos.

O cálculo é multiplicado: OTIF = (entregas no prazo / total) × (entregas completas / total). Ter 95% no prazo e 95% completas dá só 90% de OTIF. Metas altas em cada parte, mas resultado combinado mais baixo, é o normal numa operação pouco integrada.

Variações comuns:

• OTIF-D (avaria): acrescenta "sem avaria" como terceira condição. Importante em OPME, cadeia de frio e vidros/ampolas.
• OTIF-Q (qualidade): exige documentação correta (NF-e sem erro de CFOP ou CST). Mais relevante em pregão público.
• Pedido perfeito (Perfect Order Rate): amplia o OTIF com "documentação correta" e "fatura sem contestação", indicador usado no mercado farmacêutico americano.

Na prática

O OTIF é o indicador que separa a distribuidora regional organizada da que "ainda está se estruturando". Hospitais grandes e secretarias de saúde, em pregões de Sistema de Registro de Preços (SRP), cobram OTIF mínimo de 95% nos contratos de fornecimento contínuo, com multa quando ele cai abaixo disso.

Causas típicas de OTIF baixo: falta de estoque por planejamento de compra ruim (50%), atraso da transportadora (25%), erro de separação no armazém (15%) e erro na NF-e (10%). Atacar as três primeiras ao mesmo tempo exige uma operação integrada; sem isso, tentar melhorar o OTIF vira exercício de planilha sem resultado.

Perguntas frequentes

OTIF é o mesmo que SLA?

O SLA é o contrato (acordo de nível de serviço); o OTIF é o indicador que mede se ele foi cumprido. Um contrato de SLA pode ter como cláusula um OTIF mínimo de 95%.

Como melhorar o OTIF rapidamente?

Os três caminhos de maior efeito: planejamento de compras baseado na necessidade real de reposição (reduz a falta de produto), separação com leitura de código de barras (reduz erro na separação) e gestão das transportadoras com prazos em contrato (reduz atrasos). Em 60 a 90 dias, o OTIF costuma subir de 5 a 10 pontos.

Qual o OTIF típico em pregão público?

Os pregões das secretarias estaduais de saúde costumam exigir OTIF acima de 95% como compromisso. Em casos críticos (componente especializado, oncológicos), podem exigir 98%.

O OTIF inclui devolução por problema no produto?

Como boa prática, sim. A entrega que volta por problema (produto errado, fora da especificação, vencido) não conta como "completa". Um OTIF rigoroso registra isso.

No KWeb, a separação, a conferência e a expedição são acompanhadas por painel na TV, os aplicativos leem o código de barras pela câmera, e o módulo de compras calcula a necessidade de compra.

Leia também: Roteiro de inspeção sanitária na distribuidora hospitalar, Medicamentos em marketplaces e a Lei 15.357 e OTIF na distribuidora farmacêutica.