FEFO no sistema: como evitar perdas com medicamentos perto da validade

Toda distribuidora de medicamentos conhece a cena. No inventário, aparece uma caixa vencida no fundo da prateleira. Enquanto isso, o lote que chegou mês passado, com validade de dois anos, já saiu quase todo. Ninguém fez nada de errado de propósito. O separador só pegou a caixa mais fácil de alcançar.

A regra que evita isso tem nome: FEFO, sigla em inglês para "o que vence primeiro sai primeiro". A ideia é simples. O difícil é cumprir a regra em todos os pedidos, todos os dias, com pessoas diferentes separando.

Neste artigo você vai entender a diferença entre FEFO e FIFO, por que o FEFO feito só "no olho" falha, como funciona o FEFO quando o sistema indica o lote, quais exceções precisam ser tratadas e o que a norma da ANVISA pede sobre lote e validade. No fim, há um checklist para colocar em prática.

FEFO e FIFO: qual a diferença

O FIFO quer dizer "o que entra primeiro sai primeiro". A prioridade é do lote que chegou antes no estoque. Funciona bem para produtos sem validade ou com validade longa e parecida entre lotes.

No medicamento, isso não basta. A validade muda de lote para lote, e a ordem de chegada não acompanha a ordem de vencimento. Veja um exemplo:

Lote	Chegou em	Vence em
A	janeiro	dezembro do ano seguinte
B	março	agosto deste ano

Pelo FIFO, sai primeiro o lote A, porque chegou antes. Pelo FEFO, sai primeiro o lote B, porque vence antes. Se a distribuidora usar só o FIFO, o lote B pode vencer na prateleira.

Por isso, na distribuição de medicamentos e de material médico com validade, o FEFO é a regra de saída. O FIFO entra só como desempate, quando dois lotes vencem na mesma data.

Por que o FEFO feito à mão falha

Muitas distribuidoras têm o FEFO escrito no procedimento operacional (o POP). O problema é a execução. Alguns motivos comuns:

• O separador não olha a validade. Ele confere o produto, não o lote. Na correria, pega a caixa da frente.
• O mesmo produto está em vários lugares. Um lote no endereço de separação, outro no pulmão (estoque de reserva), outro na área de devolução. Saber qual vence antes exige consulta.
• O pedido precisa de mais de um lote. Se o lote mais curto tem 40 unidades e o pedido é de 100, alguém tem de decidir como completar.
• Turnos e pessoas diferentes. O que um funcionário experiente faz bem, o novato ainda não sabe.
• A validade foi digitada errada na entrada. Um dígito trocado coloca o lote no lugar errado da fila, e ninguém percebe.

O resultado aparece aos poucos: produto vencido no inventário, cliente que recusa mercadoria com validade curta e devoluções que custam frete.

O custo de não ter FEFO bem feito

Sem números inventados, dá para listar onde o dinheiro vai embora:

• Perda direta. Produto vencido não pode ser vendido. Ele vai para a área de vencidos e depois para descarte com empresa licenciada, que também tem custo.
• Devolução e troca. Cliente que recebe validade curta pode recusar. A distribuidora paga o frete de volta e repõe.
• Problema em licitação. Muitos editais pedem validade mínima na entrega. Se só sobrou lote curto, a entrega atrasa ou não acontece, e o contrato pode prever multa.
• Apontamento na inspeção. O fiscal pode estranhar estoque vencido misturado ao estoque bom ou lotes antigos esquecidos enquanto lotes novos saem.

Para acompanhar isso, calcule todo mês o valor perdido por vencimento e compare com o estoque médio. Assim você vê se a situação melhora ou piora.

Como funciona o FEFO aplicado pelo sistema

Quando o sistema de gestão (o ERP) ou o sistema de armazém (o WMS) aplica o FEFO, a escolha do lote deixa de ser do separador. O passo a passo costuma ser assim:

1. O pedido é liberado para separação. O sistema sabe o produto e a quantidade.
2. O sistema lista os lotes disponíveis. Ele ignora lotes bloqueados, em quarentena ou vencidos.
3. Ordena pela validade. Do que vence antes para o que vence depois.
4. Aplica as regras do cliente. Se o cliente exige validade mínima, os lotes que não atendem saem da lista.
5. Reserva as quantidades. Começa pelo lote mais curto e completa com o próximo até fechar o pedido.
6. Mostra ao separador o lote e o endereço. Na lista impressa ou no celular.
7. Confere na leitura. Quando o separador lê o código da caixa, o sistema compara com o lote indicado.
8. Registra tudo. Quem separou, qual lote, de qual endereço, quando.

O separador não precisa pensar em validade. Ele vai ao endereço indicado e pega o lote indicado. A decisão difícil fica com o sistema, que não cansa e não esquece.

O FEFO começa na entrada

O FEFO só funciona se a validade entrar certa no sistema. Por isso o recebimento é tão importante:

• Confira lote e validade de cada item contra a nota fiscal do fornecedor.
• Prefira ler o código de barras a digitar. Quando a embalagem traz o GS1 DataMatrix, lote e validade vêm na leitura. Veja conferência pelo celular com GS1 DataMatrix.
• Se a validade da caixa não bater com a da nota, pare e resolva antes de guardar.

Exceções que precisam de regra

FEFO bem feito não é cego. Algumas situações pedem um caminho diferente, sempre com registro:

• Lote em quarentena. Produto devolvido em análise, suspeita de problema de temperatura, lote em investigação. Mesmo vencendo antes, não pode ser separado até ser liberado.
• Lote bloqueado por recall. Quando há recolhimento, o lote sai de circulação em todos os endereços.
• Validade mínima do cliente. Um hospital ou um edital pode exigir validade mínima. O FEFO vale só entre os lotes que atendem à exigência.
• Validade igual. Dois lotes vencem no mesmo dia. O desempate é a data de entrada (FIFO).
• Lote quase vencendo. Muitas empresas definem um prazo mínimo para vender. Abaixo dele, o lote vai para análise: negociação com o fornecedor, venda com aviso ao cliente ou descarte.

Quem pode abrir exceção? Defina por escrito. O normal é que só o supervisor ou o responsável técnico autorize, com o motivo registrado.

O que a ANVISA pede sobre lote e validade

A norma de boas práticas de distribuição de medicamentos é a RDC 430/2020, em vigor desde 16/03/2021. Ela revogou a RDC 304/2019.

A RDC 430 não usa a palavra FEFO. Mas pede coisas que só ficam fáceis de cumprir com controle por lote e validade:

• No recebimento (art. 56): conferir e registrar os números de lote, a data de validade e as quantidades, comparando com o pedido e a nota.
• Na expedição (art. 59): os registros de expedição precisam ter, entre outros dados, a quantidade, os números de lote e a data de validade.
• Áreas separadas (art. 42): é preciso ter área ou local separado para medicamentos reprovados e vencidos, e área de quarentena quando aplicável. A norma aceita que um sistema informatizado qualificado faça o papel da quarentena física.
• Inventário (art. 55): fazer inventários periódicos e registrar e investigar as diferenças.
• Sistemas (art. 40): equipamentos e sistemas informatizados precisam ser qualificados e validados antes do uso.
• Guarda de registros (art. 24): procedimentos e registros devem ser guardados por no mínimo cinco anos depois de ficarem obsoletos.

Na prática, o FEFO é a forma mais simples de mostrar ao fiscal que o estoque está sob controle: lote certo na entrada, lote certo na saída e nada vencido misturado ao estoque bom.

Indicadores para saber se o FEFO está funcionando

Acompanhe alguns números todo mês:

• Valor perdido por vencimento, comparado com o estoque médio.
• Quanto do estoque vence em 30, 60, 90 e 180 dias.
• Quantas separações foram feitas fora do lote indicado e por quê.
• Quantas devoluções aconteceram por validade curta.
• Quantos lotes estão em quarentena e há quanto tempo.

Se a perda por vencimento cresce, olhe também para as compras. Às vezes o problema não é a separação, e sim comprar mais do que se vende. A sugestão de reposição ajuda a ajustar isso.

Checklist para implantar o FEFO

1. Revise o cadastro: todo produto com validade precisa ser controlado por lote.
2. Treine o recebimento para conferir lote e validade contra a nota em todo item.
3. Enderece o estoque: cada lote em um lugar conhecido.
4. Defina as exceções por escrito: quarentena, recall, validade mínima, lote quase vencendo.
5. Defina quem pode autorizar exceção.
6. Configure a separação para indicar lote e endereço.
7. Use leitura de código de barras na separação e na conferência.
8. Separe fisicamente a área de vencidos e reprovados.
9. Faça inventário rotativo por lote. Veja inventário sem parar a operação.
10. Revise os indicadores todo mês.

Erros comuns

• Confiar só no POP. O procedimento escrito não garante que a regra seja seguida no pedido das 17h de sexta-feira.
• Digitar a validade na entrada. É onde nasce boa parte dos erros.
• Deixar a quarentena só na etiqueta. Se o sistema não bloqueia, alguém separa.
• Não registrar exceções. Sem registro, não dá para explicar ao cliente ou ao fiscal por que um lote saiu fora da ordem.
• Esquecer o pulmão. O lote mais curto pode estar no estoque de reserva, não no endereço de separação.

Perguntas frequentes

O FEFO é obrigatório?

A RDC 430/2020 não usa o termo FEFO, mas exige registro de lote e validade na entrada e na saída, separação de vencidos e inventário com investigação de diferenças. O FEFO é a forma prática de cumprir isso e de evitar perdas.

Quando o edital pede validade mínima, qual regra vale?

Vale o edital. O sistema aplica o FEFO só entre os lotes que atendem à validade mínima exigida. O lote mais curto pode ser usado em outro cliente sem essa exigência.

O FEFO pode ser desligado?

Pode haver exceção, mas não deve virar rotina. Toda separação fora do lote indicado deve ter motivo registrado e autorização de quem tem permissão.

Como funciona o FEFO na separação por onda?

Na separação por onda, vários pedidos são separados juntos. O sistema reserva os lotes para o conjunto, sempre do que vence antes para o que vence depois, e respeitando as exigências de cada cliente.

O que fazer com o lote que já vai vencer?

Defina um prazo mínimo para venda. Abaixo dele, o lote vai para análise: troca com o fornecedor, venda com aviso claro ao cliente ou descarte. Quando vencer, o lote vai para a área de vencidos e sai do estoque disponível.

Como o KWeb ajuda

No KWeb, a área de estoque e expedição controla o estoque por lote e localização, com separação, conferência, expedição acompanhada em painel na TV e inventário. Os aplicativos para Android e iPhone leem o código de barras pela câmera nas rotinas de separar, entrada, inventário e localizações.

Fontes

• ANVISA – RDC 430/2020, Boas Práticas de Distribuição, Armazenagem e Transporte de Medicamentos
• Portal da ANVISA – Medicamentos