Conferência pelo celular com GS1 DataMatrix: lote e validade sem digitar

No recebimento de uma distribuidora de medicamentos, o conferente faz sempre a mesma coisa: lê o código de barras, procura o lote na caixa, digita, procura a validade, digita. Item por item. Em uma carga grande, isso toma horas. E cada digitação é uma chance de erro: um número trocado no lote ou na validade estraga a rastreabilidade e bagunça a ordem de saída do estoque.

Existe um código que resolve boa parte disso: o GS1 DataMatrix. Aquele quadradinho preto e branco que aparece cada vez mais nas embalagens pode trazer, em uma única leitura, o código do produto, o lote, a validade e, quando houver, o número de série.

Neste artigo você vai entender o que é o DataMatrix, o que ele guarda, como ler pelo celular, como usar no recebimento e na expedição, o que fazer quando a embalagem não tem o código e qual é a situação das regras no Brasil.

Código de barras comum e DataMatrix: qual a diferença

O código de barras de linhas que todo mundo conhece (o EAN-13) traz só o GTIN, o número que identifica o produto. Ele diz "isto é a dipirona 500 mg, caixa com 10". Não diz o lote nem a validade.

O DataMatrix é um código bidimensional (2D): um quadrado formado por pontos. Ele cabe em pouco espaço e guarda muito mais informação. No padrão da GS1, a organização que define os códigos de barras usados no comércio, cada informação vem marcada por um número entre parênteses, chamado identificador de aplicação:

Identificador	O que traz	Formato
(01)	GTIN, o código do produto	14 dígitos
(17)	Data de validade	AAMMDD (ano, mês, dia)
(10)	Lote	até 20 caracteres
(21)	Número de série	até 20 caracteres

Exemplo do texto que fica embaixo do código, para leitura humana: (01)07891234567895 (17)271231 (10)AB1234

Isso quer dizer: produto 07891234567895, validade 31/12/2027, lote AB1234. Uma leitura, três informações.

Outro identificador útil é o (00), o SSCC, que identifica um volume ou palete inteiro. Ele aparece em etiquetas logísticas, não na caixinha do produto.

Por que isso importa para a distribuidora

Três ganhos práticos:

• Menos digitação. Lote e validade entram direto no sistema. Acaba o erro de dígito trocado.
• FEFO confiável. A regra do "vence primeiro, sai primeiro" depende da validade certa no sistema. Com a leitura, a validade entra como está na embalagem. Veja FEFO na prática.
• Conferência que compara lote. Na saída, a leitura mostra se o lote na mão do separador é o lote que devia sair.

Como funciona a leitura pelo celular

Para ler DataMatrix, o leitor precisa entender códigos 2D. Há três caminhos:

• Celular com câmera e aplicativo. Bons celulares leem DataMatrix com a câmera, desde que o aplicativo tenha essa função. É a forma mais barata de começar.
• Coletor de dados com leitor 2D. Aparelho próprio para armazém, mais resistente e com leitor dedicado. Lê mais rápido, inclusive com pouca luz ou etiqueta gasta.
• Leitor de mão com fio ou Bluetooth. Ligado a um computador ou celular, útil na bancada de recebimento.

O que pedir ao fornecedor do sistema e do aparelho:

1. O aplicativo lê DataMatrix, e não só código de linhas?
2. O sistema separa os campos (GTIN, lote, validade, série) automaticamente?
3. Ele entende a validade no formato AAMMDD?
4. O que acontece quando o código vem sem lote ou sem validade?
5. Como o aplicativo se comporta se o Wi-Fi do armazém cair?

Faça um teste com caixas reais dos seus fornecedores antes de comprar aparelhos para toda a equipe.

Passo a passo no recebimento

O caminhão chegou. Com a nota do fornecedor já lançada no sistema (de preferência pelo XML), o conferente:

1. Abre a entrada daquela nota no celular ou coletor.
2. Lê o DataMatrix de cada embalagem.
3. O sistema identifica o produto pelo GTIN e preenche lote e validade.
4. O sistema compara com a nota: o produto está na nota? O lote é o mesmo? A quantidade fecha?
5. Se tudo bater, o item é confirmado. Se não bater, o sistema avisa.
6. Itens com divergência ou avaria vão para a área de quarentena.
7. Ao final, o sistema mostra o que faltou e o que sobrou em relação à nota.

A RDC 430/2020, norma da ANVISA de boas práticas de distribuição, pede no art. 56 que o recebimento confira e registre lote, validade e quantidade, comparando com o pedido e a nota. A leitura do DataMatrix torna isso mais rápido e mais seguro.

Passo a passo na separação e na expedição

Na separação, o caminho é o inverso:

1. O separador abre o pedido no celular. O sistema mostra o endereço e o lote a separar.
2. Ele vai ao endereço e lê o DataMatrix da caixa que pegou.
3. O sistema compara: é o produto certo? É o lote indicado?
4. Se sim, confirma e segue. Se não, avisa para trocar a caixa.
5. Na conferência de saída, outra pessoa lê os itens de novo antes de fechar o volume.

A RDC 430 pede, no art. 59, que os registros de expedição tenham quantidade, lote e validade. Com a leitura, esses dados vão para a nota e para o registro sem digitação. Para mais detalhes sobre esse fluxo, leia separação e conferência de pedidos.

Número de série: quando é preciso

O campo (21) traz um número único para cada unidade. Em medicamentos e em materiais, ele aparece quando o fabricante decide serializar ou quando uma regra exige.

• Medicamentos no Brasil. A Lei 11.903/2009 criou o Sistema Nacional de Controle de Medicamentos (SNCM), com previsão de número de série por embalagem. A Lei 14.338/2022 revogou essa exigência de número de série único. O que segue obrigatório é o controle por lote: lote, data de fabricação e validade nas embalagens, e o detentor do registro deve manter o mapa de distribuição por lote. Por isso, muitos medicamentos no Brasil não trazem número de série.
• Medicamentos importados. Na Europa, o Regulamento Delegado (UE) 2016/161 exige um identificador único em código 2D em muitos medicamentos. Produtos fabricados para esse mercado podem chegar com DataMatrix serializado.
• Dispositivos médicos. A ANVISA criou o sistema de Identificação Única de Dispositivos Médicos (UDI) pela RDC 591/2021, com prazos escalonados por classe de risco. A UDI pode usar o padrão GS1. Para OPME e implantes, o número de série ajuda a saber qual unidade foi para qual paciente.

Em resumo: o seu sistema deve aceitar o campo de série quando ele vier, mas sem depender dele para funcionar.

E quando a embalagem não tem DataMatrix?

Ainda é comum. Muitos produtos chegam só com o código de linhas. Nesse caso:

1. O conferente lê o código de linhas para identificar o produto.
2. Digita lote e validade, ou lê de uma etiqueta do fornecedor, se houver.
3. O sistema pode exigir confirmação da validade digitada (digitar duas vezes ou mostrar a data por extenso).
4. Mantenha uma lista de fornecedores e produtos sem DataMatrix, para conversar com eles.

Uma alternativa é a própria distribuidora imprimir uma etiqueta interna com lote e validade no recebimento. Isso ajuda na separação, mas exige cuidado: o erro de digitação passa para a etiqueta.

Como começar sem parar a operação

Não é preciso mudar tudo de uma vez. Uma sequência possível:

1. Levante os fornecedores. Veja quais já mandam DataMatrix nas embalagens.
2. Teste os aparelhos. Celulares e coletores com leitura 2D, usando caixas reais.
3. Comece pelo recebimento. É onde a leitura evita mais digitação.
4. Leve para a separação. Com lote e validade certos, a conferência por lote fica possível.
5. Mantenha o caminho manual. Para produtos sem o código, com confirmação da validade.
6. Acompanhe as divergências. Quantos lotes divergem da nota, por fornecedor.

Checklist de conferência com DataMatrix

• ☐O aplicativo lê DataMatrix e separa os campos GS1.
• ☐A validade AAMMDD é convertida corretamente.
• ☐O recebimento compara lote e quantidade com a nota.
• ☐Divergências vão para quarentena.
• ☐A separação confere o lote lido contra o lote indicado.
• ☐A conferência de saída é feita por outra pessoa.
• ☐Há caminho para produtos sem DataMatrix.
• ☐O aparelho foi testado com rede instável.

Erros comuns

• Comprar leitor que só lê código de linhas. Ele não lê o DataMatrix.
• Ler o código e mesmo assim digitar a validade. Perde-se o ganho e volta o erro.
• Ignorar a validade em formato AAMMDD. Um sistema mal configurado pode ler 271231 como data errada.
• Ler o código errado. Algumas embalagens têm vários códigos. O certo é o DataMatrix GS1 com os campos do produto.
• Não testar com as caixas reais. Embalagem brilhante, curva ou pequena pode dificultar a leitura.

Perguntas frequentes

Preciso de coletor industrial?

Não para começar. Um celular com boa câmera e um aplicativo que leia DataMatrix resolve muitos casos. Para uso intenso, o dia todo, o coletor com leitor 2D costuma ser mais rápido e mais resistente.

O DataMatrix substitui o código de linhas?

Na prática, os dois convivem. Muitas embalagens trazem os dois. O sistema deve aceitar ambos e dar preferência ao DataMatrix quando ele existir.

A ANVISA obriga DataMatrix em medicamentos?

Hoje, a lei exige controle por lote, com lote e validade na embalagem, mas não exige número de série único desde a Lei 14.338/2022. Para dispositivos médicos, a RDC 591/2021 criou a UDI. Confira sempre a regra em vigor para o seu tipo de produto.

O DataMatrix funciona com etiqueta amassada?

O DataMatrix tem correção de erro embutida, então costuma ser lido mesmo com parte do código danificada. Mesmo assim, etiqueta muito danificada pode falhar. Tenha sempre o caminho manual.

Quais dados devo guardar depois da leitura?

No mínimo produto, lote, validade e quantidade, ligados à nota de entrada ou de saída, com quem leu e quando. Se vier número de série, guarde também.

Como o KWeb ajuda

No KWeb, o estoque é controlado por lote e localização, com separação, conferência e expedição. Os aplicativos para Android e iPhone (Separar, Entrada, Inventário, Localizações e MIDAS) leem o código de barras pela câmera do celular.

Fontes

• ANVISA – RDC 430/2020, Boas Práticas de Distribuição, Armazenagem e Transporte de Medicamentos
• ANVISA – UDI, Sistema de Identificação Única de Dispositivos Médicos
• Lei 14.338/2022 – bula digital e alterações na Lei 11.903/2009 (Planalto)
• GS1 – Application Identifiers
• GS1 Brasil