Ata de registro de preços: como acompanhar saldo, empenhos e entregas

A distribuidora ganhou o pregão da Secretaria de Saúde. Foram 40 itens registrados em ata, com preço fixo por um ano. Três meses depois, chega um empenho de 12 itens. Na semana seguinte, outro de 5 itens, de um hospital que nem participou da licitação. O comercial pergunta: quanto ainda sobra de cada item? O financeiro quer saber: quais empenhos já foram entregues e quais estão para receber?

Ganhar o pregão é só o começo. A ata de registro de preços é um compromisso que dura meses, com pedidos que chegam aos poucos, de órgãos diferentes, com prazo de entrega curto e multa se atrasar. Sem controle, a empresa entrega mais do que a ata permite, deixa faltar estoque para um empenho ou esquece de cobrar.

Neste artigo você vai ver o que a lei diz sobre a ata, como funciona o caminho do empenho até o pagamento, e um método prático para acompanhar saldo, entregas e recebimentos sem planilha perdida.

O que é a ata de registro de preços

A ata de registro de preços é o documento que o órgão público assina depois de um pregão feito pelo Sistema de Registro de Preços (SRP). Ela registra o fornecedor, o item, o preço e a quantidade máxima que pode ser comprada.

O ponto principal é este: a ata não é um pedido. Ela garante o preço, mas não obriga o órgão a comprar. O Decreto 11.462/2023, que regulamenta o registro de preços na esfera federal, diz isso no art. 21: a ata cria para o fornecedor um compromisso de entregar nas condições registradas, mas a administração não é obrigada a contratar.

Na prática, a sua empresa fica "à disposição". Se o órgão pedir, você entrega pelo preço da ata. Se não pedir, não há venda.

Para entender o caminho até a ata, veja como participar de licitações de medicamentos. Aqui o foco é o que acontece depois.

Vigência: quanto tempo a ata vale

Pela Lei 14.133/2021 (art. 84) e pelo Decreto 11.462/2023 (art. 22), a ata vale um ano. O prazo começa no primeiro dia útil depois da publicação no PNCP, o Portal Nacional de Contratações Públicas. Ela pode ser prorrogada por mais um ano, se o órgão comprovar que o preço continua vantajoso.

Três cuidados com o prazo:

• Anote a data de publicação no PNCP, e não a data do pregão. A contagem é a partir dela.
• Empenho emitido dentro da vigência vale. O decreto diz que o instrumento de compra precisa ser assinado dentro da validade da ata. Depois de vencida, não há pedido novo.
• A prorrogação não é automática. Ela depende de ato do órgão. Não conte com ela antes de receber a comunicação formal.

Estados e municípios podem ter regulamento próprio. Confira sempre o que diz o edital e a ata.

Quantidade e saldo: o que é o "saldo da ata"

Cada item da ata tem uma quantidade registrada. Cada empenho consome parte dela. O que sobra é o saldo.

Exemplo: a ata registrou 10.000 frascos de soro fisiológico. Chegou um empenho de 2.000 em março e outro de 3.500 em maio. O saldo é de 4.500 frascos.

A lei trava duas coisas:

• Não pode aumentar a quantidade. O art. 23 do Decreto 11.462/2023 proíbe acréscimo nos quantitativos registrados. Se o saldo acabou, acabou.
• Não é obrigado a comprar tudo. O órgão pode encerrar a ata com saldo sobrando. Por isso, não compre estoque para a ata inteira de uma vez.

Quando há órgãos participantes

Uma ata pode ter um órgão gerenciador (quem fez o pregão) e vários órgãos participantes. Cada um tem a sua cota. Você precisa controlar o saldo por item e por órgão, e não só o total.

O decreto também permite o remanejamento de quantidades entre órgãos (art. 30). Quando isso acontece, o gerenciador avisa. Atualize o seu controle na hora.

Carona: quando um órgão de fora usa a sua ata

A carona, chamada na lei de adesão, é quando um órgão que não participou do pregão pede para comprar pela ata. Ela depende de autorização do gerenciador e da sua aceitação.

O Decreto 11.462/2023 (art. 32) coloca dois limites:

• cada órgão que adere pode comprar até 50% das quantidades registradas;
• somando todas as adesões, o total não pode passar do dobro da quantidade registrada.

Há uma exceção que interessa ao setor de saúde. Na compra emergencial de medicamentos e de material de consumo médico-hospitalar, a adesão à ata gerenciada pelo Ministério da Saúde não fica presa ao limite do dobro.

Para o controle, a carona é um saldo separado. Ela não consome o saldo dos órgãos participantes, mas tem o seu próprio teto. Antes de aceitar, confira se você tem produto e se o preço ainda cabe na margem.

Do empenho ao pagamento: o caminho do dinheiro

Para receber de um órgão público, a venda passa por quatro etapas definidas na Lei 4.320/1964.

1. Empenho. É o ato que reserva o dinheiro no orçamento para aquela compra. A lei proíbe fazer despesa sem empenho prévio (art. 60). O documento que você recebe se chama nota de empenho.
2. Entrega. Você entrega o que está na nota de empenho, com a nota fiscal.
3. Liquidação. O órgão confere se você entregou o que foi pedido. Só depois disso nasce o direito de receber (art. 63).
4. Pagamento. O órgão emite a ordem e paga. O pagamento só acontece depois da liquidação (art. 62).

Pela Lei 14.133/2021 (art. 95), a nota de empenho pode substituir o contrato nas compras com entrega imediata e integral, sem obrigações futuras. Por isso, na maioria das atas de medicamento, o empenho já é o seu "pedido".

Nunca entregue sem empenho

Sem empenho, não há dinheiro reservado. Se você entregar antes, corre o risco de não receber. Pedido por telefone, e-mail ou mensagem não substitui a nota de empenho.

Tipos de empenho

O art. 60 da Lei 4.320/1964 prevê formas diferentes de empenho:

• Ordinário: valor exato, pago de uma vez. É o mais comum para compras de medicamento.
• Estimativo: quando o valor exato não é conhecido no início.
• Global: para despesas pagas em parcelas, como um contrato com entregas mensais.

Saber o tipo ajuda a prever como e quando o dinheiro vai entrar.

Prazo de entrega e multa por atraso

O prazo de entrega está no edital e na ata. Em medicamentos, é comum ser curto, contado do recebimento do empenho. Atrasar sem justificativa é infração prevista na Lei 14.133/2021 (art. 155, VII).

As sanções estão no art. 156:

• advertência;
• multa entre 0,5% e 30% do valor do contrato, conforme o edital;
• impedimento de licitar com aquele ente por até 3 anos;
• declaração de inidoneidade, de 3 a 6 anos, valendo para todo o país.

Se algo vai atrasar (o fabricante não entregou, o lote veio com validade curta), avise o órgão por escrito antes do prazo e peça a prorrogação com justificativa. Guarde a prova.

Quando o preço da ata deixa de servir

Preço registrado é fixo, mas a lei prevê ajustes em situações específicas.

• O mercado subiu e você não consegue entregar. O fornecedor pode pedir a alteração do preço, provando o fato novo (Decreto 11.462/2023, art. 27). É o que o setor chama de realinhamento ou reequilíbrio.
• O mercado caiu. O gerenciador pode chamar você para reduzir o preço (art. 26). Se não aceitar, você é liberado do item sem punição.
• Reajuste anual dos medicamentos. O preço máximo da CMED muda todo ano. Se o seu preço registrado ficar acima do novo teto, ajuste. Veja como no artigo sobre tabela CMED e PMVG.

Nunca pare de entregar por conta própria. Peça primeiro, por escrito, e espere a resposta.

O que acontece se o órgão atrasar o pagamento

A Lei 14.133/2021 (art. 137, §2º, IV) permite ao fornecedor pedir o fim do contrato quando o pagamento atrasa mais de dois meses, contados da emissão da nota fiscal. O §3º permite, em vez disso, suspender a entrega até a situação se normalizar, com o reequilíbrio do contrato. A regra não vale em caso de calamidade pública, guerra ou grave perturbação da ordem.

Isso não é motivo para parar de entregar de imediato. É um direito que exige processo formal. Converse com o seu advogado antes de usar.

Passo a passo: como controlar a ata no dia a dia

1. Cadastre a ata assim que for publicada. Anote número, órgão gerenciador, data de publicação no PNCP, data de fim da vigência e link da publicação.
2. Lance cada item. Produto, marca, apresentação, preço registrado, quantidade total e cota de cada órgão participante.
3. Defina o saldo de carona. Até 50% por órgão e até o dobro no total, salvo a exceção do Ministério da Saúde.
4. Registre cada empenho. Número, data, órgão, itens, quantidades, valor e prazo de entrega. Baixe o saldo na hora.
5. Confira o estoque. Cada empenho novo deve gerar a reserva do produto, olhando lote e validade mínima exigida no edital.
6. Fature e entregue. Emita a nota com o número do empenho no campo de informações complementares e guarde o comprovante de entrega assinado.
7. Acompanhe a liquidação. Anote quando o órgão atestou a nota.
8. Cobre o pagamento. Lance o título a receber com a data prevista e acompanhe até a baixa.
9. Revise mensalmente. Saldo de cada item, empenhos em aberto, entregas atrasadas, títulos vencidos e atas perto do fim.
10. Planeje o fim da vigência. Com 60 a 90 dias de antecedência, decida se quer a prorrogação e não compre estoque além do provável.

Checklist rápido da ata

• ☐Data de publicação no PNCP anotada
• ☐Saldo por item e por órgão atualizado
• ☐Saldo de carona separado
• ☐Todo empenho com número, data e prazo
• ☐Nenhuma entrega sem nota de empenho
• ☐Comprovante de entrega guardado
• ☐Títulos a receber lançados por empenho
• ☐Pedidos de realinhamento registrados por escrito

Erros comuns

• Controlar só o total da ata. Um órgão estoura a cota e outro fica sem saldo.
• Somar carona ao saldo dos participantes. São limites diferentes.
• Comprar estoque para a ata inteira. O órgão não é obrigado a comprar tudo.
• Entregar sem empenho. O risco de não receber é todo seu.
• Esquecer a validade mínima. O edital costuma exigir prazo mínimo de validade na entrega. Lote curto pode ser recusado.
• Perder o fim da vigência. Empenho que chega depois do vencimento não pode ser atendido pela ata.

Perguntas frequentes

A ata obriga o órgão a comprar?

Não. Ela garante o preço e o compromisso de entrega do fornecedor, mas a administração não é obrigada a contratar.

Posso recusar um empenho dentro da ata?

Em regra, não. Quem assina a ata se compromete a entregar nas condições registradas. Recusar sem motivo pode gerar sanção. Se houver fato novo, peça a revisão por escrito.

Posso recusar uma carona?

Sim. A adesão de órgão que não participou depende da aceitação do fornecedor, desde que não prejudique os compromissos já assumidos.

O saldo da ata pode ser aumentado?

Não. O Decreto 11.462/2023 proíbe acréscimo nas quantidades registradas.

Quanto tempo vale a ata?

Um ano, contado do primeiro dia útil depois da publicação no PNCP, com possibilidade de uma prorrogação por igual período.

O que colocar na nota fiscal da venda para o órgão?

Os dados do órgão comprador, o número do empenho e da ata e o lote e a validade de cada produto. Confira se o edital pede outras informações.

Onde o KWeb ajuda

No módulo de licitações do KWeb, a distribuidora acompanha o resultado do pregão, o saldo de atas e os empenhos, e registra realinhamento, aditivo e carta de adequação. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário. A nota sai pelo módulo de notas fiscais e o título a receber fica no financeiro.

Fontes

• Lei 14.133/2021, Nova Lei de Licitações (Planalto)
• Decreto 11.462/2023, que regulamenta o Sistema de Registro de Preços (Planalto)
• Lei 4.320/1964, com empenho, liquidação e pagamento (Planalto)
• Portal Nacional de Contratações Públicas (PNCP)