Compliance · 12 min de leitura

Primeiro pregão eletrônico no Compras.gov.br (antigo ComprasNet): passo a passo

Como participar do primeiro pregão eletrônico no Compras.gov.br, o antigo ComprasNet: SICAF, certidões, proposta, lances, habilitação e entrega.

Por Equipe Kralen · Publicado em 19 mai 2026 · Atualizado em 14 out 2026

Hospitais públicos, secretarias de saúde, universidades e quartéis compram medicamentos e material hospitalar o ano inteiro. Quase tudo isso passa por pregão eletrônico, que é um leilão pela internet em que vence quem oferece o menor preço e cumpre as regras do edital. Para muitas distribuidoras, o setor público é uma parte grande do faturamento. Mas a primeira participação assusta: cadastro, certidões, proposta, lances, documentos.

A boa notícia é que o processo é sempre parecido. Depois de dois ou três pregões, ele vira rotina. Neste artigo você vai ver como funciona o portal de compras do governo federal, que hoje se chama Compras.gov.br (o antigo ComprasNet), o que fazer antes do pregão, como dar lances, o que acontece na habilitação e como transformar o pregão ganho em entrega e nota fiscal.

O foco aqui é o portal federal. Estados e municípios podem usar outras plataformas, como a BEC em São Paulo, mas a lógica do pregão é a mesma, porque todos seguem a Lei 14.133/2021, a lei de licitações.

ComprasNet ou Compras.gov.br: é a mesma coisa?

Sim. O sistema de compras do governo federal se chamou ComprasNet por muitos anos. Em 2021, a versão nova passou a se chamar Compras.gov.br. Muita gente ainda fala "ComprasNet", e editais antigos usam esse nome. Hoje o endereço de entrada é www.gov.br/compras.

Duas coisas mudaram nos últimos anos e valem para todo mundo:

A lei é outra. A Lei 8.666/1993 e a Lei 10.520/2002 (a antiga lei do pregão) foram revogadas em 30/12/2023. Desde então vale a Lei 14.133/2021.
Os editais ficam no PNCP. O Portal Nacional de Contratações Públicas reúne os editais de órgãos federais, estaduais e municipais. É um bom lugar para procurar oportunidades, mesmo quando a disputa acontece em outra plataforma.

Antes de tudo: o que a distribuidora precisa ter em ordem

Quem vende medicamento ou material hospitalar para o governo precisa estar regular em duas frentes: a sanitária e a fiscal. Separe um tempo para conferir esta lista antes de procurar o primeiro edital.

Documentos da empresa

Contrato social atualizado, com o CNAE (código da atividade) de comércio atacadista do que você vende.
Certificado digital da empresa (e-CNPJ), útil para várias certidões e para assinar documentos.
Conta gov.br do representante, de preferência no nível prata ou ouro.

Documentos sanitários

AFE (Autorização de Funcionamento de Empresa) da ANVISA para a atividade e para o endereço que vai vender.
Licença sanitária estadual ou municipal em dia.
AE (Autorização Especial), se o edital tiver medicamentos controlados.
Responsável técnico registrado no conselho de classe.

Certidões (veja a seção própria mais abaixo).

Um ponto que pega muita gente: se a filial é quem vai vender, a AFE e a licença precisam ser do endereço da filial. Não adianta a matriz ter tudo em ordem.

Passo 1: cadastro no SICAF

O SICAF (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) é o cadastro de fornecedores do governo federal. Sem ele, a empresa não participa de pregão no Compras.gov.br. O cadastro é gratuito e feito pela internet.

Como fazer:

Entre em www.gov.br/compras e escolha a área do Fornecedor.
Faça login com a conta gov.br (o portal pede selo prata ou superior) ou com o certificado digital.
No menu de credenciamento, informe o CNPJ e preencha os dados pedidos.
Depois, complete os níveis do cadastro: habilitação jurídica, regularidade fiscal federal, estadual e municipal, regularidade trabalhista e qualificação econômico-financeira.
Anexe os documentos em PDF e acompanhe as datas de validade de cada um.

O cadastro inicial leva poucos minutos. Completar todos os níveis leva mais, porque depende de juntar certidões e o balanço. Faça isso com calma, semanas antes do primeiro pregão.

Passo 2: certidões e prazos de validade

As certidões provam que a empresa não tem dívidas com o governo. Cada uma tem prazo de validade próprio:

Certidão	Onde emitir	Validade usual
Certidão de débitos federais (Receita e Dívida Ativa, inclui INSS)	Receita Federal	180 dias
CRF do FGTS	Caixa	30 dias
CNDT (débitos trabalhistas)	TST	180 dias
Certidão estadual	Secretaria da Fazenda do estado	Varia por estado
Certidão municipal	Prefeitura	Varia por município
Certidão de falência e recuperação judicial	Tribunal de Justiça	Varia; muitos editais pedem emissão recente

O certificado do FGTS é o que mais vence, porque dura só 30 dias. Crie um calendário com a data de vencimento de cada certidão e renove antes. Muitas certidões aparecem direto no SICAF, mas confira sempre se estão válidas no dia da disputa.

E se a empresa for ME ou EPP?

A Lei Complementar 123/2006 dá vantagens para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP):

Prazo para regularizar: se alguma certidão fiscal ou trabalhista tiver problema, a ME ou EPP vencedora tem 5 dias úteis para regularizar, prazo que o órgão pode prorrogar por igual período. Mas ela precisa apresentar os documentos mesmo assim.
Empate ficto: no pregão, se o lance da ME ou EPP ficar até 5% acima do melhor lance de uma empresa maior, ela pode cobrir a oferta. Esse novo lance precisa ser dado em até 5 minutos depois do fim dos lances.
Itens exclusivos: itens de contratação de até R$ 80 mil devem ser disputados só por ME e EPP (art. 48, inciso I).
Cota reservada: na compra de bens que podem ser divididos, o órgão deve reservar uma cota de até 25% do objeto para ME e EPP (art. 48, inciso III).

Isso ajuda muito a distribuidora pequena a começar. Procure editais com itens exclusivos para ME/EPP.

Passo 3: encontrar o edital e ler com atenção

O edital é o documento com todas as regras do pregão. Leia inteiro antes de decidir participar. Pelo menos estes pontos precisam estar claros:

Descrição de cada item: princípio ativo, concentração, forma, apresentação, embalagem. O produto oferecido precisa bater com a descrição.
Quantidade e unidade: comprimido, frasco, caixa. Erro de unidade gera proposta errada.
Validade mínima na entrega: muitos editais pedem, por exemplo, validade não inferior a um certo número de meses ou a uma porcentagem da validade total.
Prazo e local de entrega: dias corridos ou úteis, endereço, horário de recebimento.
Documentos de habilitação: a lista exata do que será pedido do vencedor.
Amostra: alguns editais pedem amostra antes da aceitação.
Se é registro de preços: na ata de registro de preços, o órgão não compra tudo de uma vez. Ele pede aos poucos, durante a validade da ata.

Pela Lei 14.133, quando o critério é menor preço, o prazo mínimo entre a publicação do edital e a disputa é de 8 dias úteis na compra de bens. Ou seja, o tempo para se preparar é curto. Por isso os documentos precisam estar prontos antes.

Passo 4: montar a proposta

No pregão eletrônico, a proposta é cadastrada no sistema antes da sessão. Para cada item, você informa:

O preço unitário.
A marca e o fabricante.
O modelo ou a apresentação.
Quando pedido, o número do registro na ANVISA.

Antes de cadastrar, faça a conta do preço mínimo de cada item: custo do produto, impostos da operação, frete até o órgão, custo financeiro do prazo de pagamento e a margem que você aceita. Esse preço mínimo é o seu limite na hora dos lances.

Para medicamentos, lembre também do teto de preço. Nas vendas ao governo, alguns produtos têm o PMVG (Preço Máximo de Venda ao Governo) como limite. Vale ler Tabela CMED e PMVG para vendas ao governo.

Passo 5: a sessão de lances

No dia e hora marcados, o pregoeiro abre a sessão. As propostas são classificadas, e começa a disputa. A lei permite dois modos:

Modo aberto: todos veem os lances e podem baixar o preço várias vezes.
Modo aberto e fechado: depois da fase aberta, os melhores colocados dão um último lance fechado, que ninguém vê antes do fim.

O edital diz qual modo será usado e pode fixar uma diferença mínima entre lances. Na sessão:

Entre alguns minutos antes, com o sistema já aberto.
Acompanhe o chat do pregoeiro. É por ali que chegam pedidos e avisos.
Dê lances sem passar do seu preço mínimo.
Se for ME ou EPP, fique atento à chance de empate ficto.
Ao final, se você ficou em primeiro, o pregoeiro pode negociar um preço menor.

O operador que dá os lances precisa ter poderes para isso. Se não for o sócio, faça uma procuração específica para pregão eletrônico, com os poderes listados: dar lances, negociar, enviar documentos, recorrer e assinar a ata e o contrato.

Passo 6: habilitação

Pela Lei 14.133, a regra é que os documentos de habilitação sejam pedidos só do vencedor, depois do julgamento das propostas. O edital pode pedir antes uma declaração de que a empresa cumpre os requisitos. Quem declara responde pela verdade dessa declaração.

Os documentos de habilitação costumam incluir:

Habilitação jurídica: contrato social e documentos dos sócios.
Regularidade fiscal e trabalhista: as certidões.
Qualificação econômico-financeira: balanço e certidão de falência e recuperação judicial.
Qualificação técnica: atestados de fornecimentos anteriores, AFE, licença sanitária e, se for o caso, AE.
Declarações pedidas no edital, como a de que não emprega menor e a de cumprimento da reserva de cargos para pessoas com deficiência.

O pregoeiro marca um prazo para o envio. Perder o prazo significa perder o item. Por isso tenha uma pasta pronta com tudo atualizado.

Passo 7: do pregão ganho até a nota fiscal

Ganhar é metade do caminho. Agora a distribuidora precisa entregar o que prometeu:

Homologação e ata ou contrato. O órgão confirma o resultado e chama para assinar.
Empenho. É o documento do órgão que reserva o dinheiro para aquela compra. Sem empenho, não entregue. O número do empenho costuma ir na nota fiscal.
Pedido no sistema. Lance o pedido com o preço ganho, o prazo e os dados do órgão.
Separação com a validade pedida. Separe lotes que atendam à validade mínima do edital.
Nota fiscal. A tributação depende da operação e do destino. Alguns medicamentos vendidos a órgãos da administração direta têm isenção de ICMS pelo Convênio ICMS 87/2002, conforme a lista do convênio. Confira sempre com a sua contabilidade.
Entrega e recebimento. Leve a nota e guarde o canhoto ou o termo de recebimento.
Acompanhamento do saldo. Em atas, controle o que já foi pedido e o que ainda pode ser pedido. Veja Ata de registro de preços: saldo e empenhos.

Checklist do primeiro pregão

AFE, licença sanitária e AE (se precisar) válidas no endereço que vai vender.
SICAF com todos os níveis preenchidos.
Certidões válidas no dia da disputa, principalmente o FGTS.
Procuração específica para o operador, se não for o sócio.
Edital lido do começo ao fim, com descrição, validade e prazo anotados.
Preço mínimo calculado para cada item.
Pasta com documentos de habilitação pronta para envio.
Plano de entrega: estoque, lote com validade suficiente e frete.

Erros comuns que fazem a empresa perder o item

Certidão vencida no dia. O FGTS, de 30 dias, é o campeão.
Produto diferente do edital. Concentração, apresentação ou unidade diferente da pedida.
AFE ou licença de outro endereço. A filial participa com documentos da matriz.
Procuração genérica ou vencida. O operador fica sem poderes claros.
Atestado técnico fraco. Sem identificação de quem emitiu, sem assinatura ou com produto que não tem relação com o edital.
Preço abaixo do custo. A empresa ganha, mas perde dinheiro em cada entrega, ou não consegue entregar.
Perder o prazo do pregoeiro. Documento ou proposta ajustada enviados depois da hora marcada.

Perguntas frequentes

Quanto custa participar de pregão?

O cadastro no SICAF e a participação no Compras.gov.br são gratuitos. Os custos são indiretos: certificado digital, tempo da equipe, eventual consultoria e as despesas para manter as certidões em dia.

Microempresa tem alguma vantagem?

Tem. Itens de até R$ 80 mil devem ser exclusivos para ME e EPP. Em bens divisíveis, há cota de até 25% reservada. No pregão, vale o empate ficto de até 5%, e a regularização fiscal pode ser feita em até 5 dias úteis depois de vencer.

Preciso estar no SICAF para disputar pregões de estados e municípios?

Depende da plataforma. Estados e municípios podem usar sistemas próprios, como a BEC em São Paulo, com cadastro próprio. Leia o edital para saber onde a disputa acontece e qual cadastro é aceito.

O que acontece se eu ganhar e não entregar?

A empresa pode receber sanções da Lei 14.133: advertência, multa de 0,5% a 30% do valor do contrato, impedimento de licitar por até 3 anos naquele ente ou declaração de inidoneidade de 3 a 6 anos para todos os órgãos. Só dispute o que consegue entregar.

Posso oferecer um produto equivalente?

Só se ele atender exatamente à descrição do edital. Marca diferente costuma ser aceita quando o edital não exige uma marca. Concentração, forma ou apresentação diferente não.

Onde encontro editais de medicamentos?

No PNCP e no próprio Compras.gov.br, filtrando por palavras como o nome do princípio ativo. Também vale ler Como participar de licitações de medicamentos.

Como o KWeb ajuda

No KWeb, o módulo de licitações reúne a captação de editais, a agenda de disputas, a proposta, o resultado, o saldo das atas, os empenhos e os documentos de habilitação, com realinhamento, aditivo e carta de adequação. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário.