ERP online ou instalado no servidor: qual escolher para a distribuidora

Quando a distribuidora decide trocar de sistema de gestão, uma das primeiras perguntas é onde ele vai rodar. Existem dois caminhos. No primeiro, o sistema fica instalado em um computador servidor dentro da empresa. No segundo, ele roda na internet e é acessado pelo navegador, como um site.

Essa escolha muda muita coisa: quanto você gasta no início, quem cuida do backup, o que acontece quando a internet cai, se o vendedor consegue fazer pedido do celular e quem é responsável quando o servidor queima numa sexta-feira à noite.

Neste artigo você vai entender as diferenças em linguagem simples, ver uma tabela de comparação, conhecer os mitos mais comuns e seguir um passo a passo para decidir. Os exemplos valem para distribuidoras de qualquer ramo: alimentos, bebidas, autopeças, materiais de construção, limpeza ou medicamentos.

Os dois modelos, em palavras simples

ERP instalado (no servidor da empresa)

O programa e o banco de dados ficam em um computador da própria distribuidora, chamado servidor. Os outros computadores da empresa se conectam a ele pela rede interna. Às vezes o acesso de fora é feito por "acesso remoto", em que o usuário se conecta à área de trabalho do servidor.

Quem cuida desse servidor é a empresa: compra o equipamento, paga a energia, faz o backup, instala atualizações e chama o técnico quando algo dá errado.

ERP online (na nuvem)

O sistema roda em servidores de um centro de dados (data center) contratado pelo fornecedor. A distribuidora acessa pelo navegador, digitando um endereço, como faz com o internet banking. Não há nada para instalar nos computadores.

O fornecedor cuida da estrutura: servidores, cópias de segurança, atualizações e proteção. A empresa paga uma mensalidade pelo uso. Esse modelo também é chamado de "software como serviço", porque você usa o programa sem precisar ter a máquina onde ele roda.

Um ponto de atenção: existe um modelo intermediário. É o sistema antigo, instalado, colocado em um servidor alugado e acessado por acesso remoto. Ele parece "na nuvem", mas continua sendo um sistema instalado, com as mesmas limitações, só que em outro lugar. Pergunte ao fornecedor qual dos dois ele oferece.

Tabela de comparação

Ponto	ERP instalado	ERP online
Custo inicial	Servidor, licenças, rede, instalação	Baixo; geralmente só a implantação
Custo mensal	Manutenção, técnico, energia, backup	Mensalidade ao fornecedor
Quem faz backup	A empresa	O fornecedor (confira como)
Atualizações	Instaladas pela empresa ou pelo técnico	Feitas pelo fornecedor para todos
Acesso de fora da empresa	Exige acesso remoto ou VPN	Pelo navegador, de qualquer lugar
Celular e tablet	Limitado	Costuma funcionar no navegador
Se a internet cai	A rede interna continua	O acesso para até a internet voltar
Se o servidor queima	A empresa precisa resolver	Problema do fornecedor
Várias filiais	Exige ligação entre as unidades	Todas acessam o mesmo endereço
Controle físico dos dados	Total, dentro da empresa	No data center contratado

A tabela mostra que não há modelo perfeito. Há o modelo que combina melhor com a sua operação.

Custo: olhe a conta inteira

A comparação mais comum é injusta: coloca a mensalidade do sistema online contra "zero" do sistema instalado que a empresa já tem. Só que o instalado também custa todo mês, mesmo que o valor não venha em um boleto só.

Para comparar direito, some os custos de três a cinco anos de cada opção:

• Servidor: compra do equipamento e troca quando ficar velho.
• Licenças: sistema operacional, banco de dados e antivírus, quando pagos.
• Energia e nobreak: o servidor fica ligado 24 horas.
• Backup: disco externo, serviço de cópia na internet ou as duas coisas.
• Técnico: contrato mensal ou chamadas avulsas.
• Tempo parado: quanto a empresa deixa de faturar quando o servidor para.
• Mensalidade do sistema online: incluindo os módulos e usuários que você vai usar de verdade.

Exemplo: uma distribuidora de bebidas com um servidor de sete anos descobre, ao trocar o disco, que o último backup que funcionava era de dois meses atrás. O custo de recuperar os dados e o dia sem faturar costumam ficar fora da conta de quem diz que o sistema instalado "não custa nada".

Internet: o medo mais comum

"E se a internet cair?" é a pergunta que todo dono de distribuidora faz. Ela é justa e tem resposta prática.

1. Tenha duas conexões de operadoras diferentes. Hoje, para a maioria das empresas, uma segunda conexão de reserva custa pouco perto de um dia parado.
2. Lembre que o sistema instalado também depende de internet. A nota fiscal eletrônica só vale depois de autorizada pela SEFAZ, a Secretaria da Fazenda do estado, e essa autorização acontece pela internet. Boletos registrados, Pix e consulta de CNPJ também dependem dela.
3. Conheça a contingência da NF-e. Quando a SEFAZ do seu estado tem problema, existem formas de emitir a nota em contingência, como a SVC (SEFAZ Virtual de Contingência) e o EPEC (Evento Prévio de Emissão em Contingência). Pergunte ao fornecedor como o sistema lida com isso.
4. Use o celular como reserva. Um ERP que abre no navegador funciona também pela internet do celular, pelo menos para as tarefas urgentes.

Em resumo: com o sistema online, a queda de internet para tudo. Com o instalado, para menos coisas, mas ainda para o que mais importa (faturar).

Segurança e proteção dos dados

Muita gente sente que o dado "dentro de casa" está mais seguro. Às vezes está. Muitas vezes não. Um servidor numa sala sem ar-condicionado, sem nobreak, com senha fraca e backup em um disco que fica ao lado dele está exposto a roubo, incêndio, queima e vírus que sequestram arquivos.

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), no artigo 46, diz que quem trata dados pessoais deve adotar medidas de segurança técnicas e administrativas para protegê-los contra acessos não autorizados, perda e uso indevido. Isso vale para os dois modelos. Seus cadastros de clientes têm nome, telefone e e-mail de compradores, então o tema é seu também.

Perguntas para fazer ao fornecedor de ERP online:

• Onde ficam os servidores e qual empresa é dona do data center?
• Com que frequência é feito o backup e por quanto tempo ele é guardado?
• O backup fica em outro local, separado do servidor principal?
• O sistema tem verificação em duas etapas no login (senha mais um código no celular)?
• É possível definir o que cada usuário pode ver e fazer?
• O sistema guarda o histórico de quem alterou o quê?
• Se eu cancelar o contrato, como recebo os meus dados e em que formato?

Para quem fica com o sistema instalado, as perguntas são as mesmas, só que a resposta é sua responsabilidade.

Acesso de fora: vendedor, gerente e filial

Distribuidora tem gente que trabalha fora: vendedor externo, representante, gerente que visita cliente, motorista. Também pode ter filial em outra cidade.

Com o sistema instalado, o acesso externo costuma exigir acesso remoto ao servidor. Funciona, mas é lento no celular e cada usuário a mais pesa na máquina.

Com o sistema online, o vendedor abre o pedido no navegador do celular, na frente do cliente, e vê estoque e preço na hora. A filial acessa o mesmo endereço, sem ligação especial entre as unidades.

Exemplo: o representante de uma distribuidora de materiais de construção visita uma loja no interior. Ele consulta o saldo de cimento e argamassa, monta o pedido e o depósito começa a separar antes de ele sair da loja.

Quando o ERP instalado ainda faz sentido

Há situações em que manter o sistema dentro da empresa é razoável:

• A internet da região é muito ruim e não há segunda operadora.
• A empresa já tem uma equipe de informática própria, servidor novo e rotina de backup testada.
• Há uma exigência contratual específica de um cliente sobre onde os dados devem ficar.
• O sistema atual atende bem e a troca não resolveria nenhum problema real.

Fora desses casos, o modelo online tende a ser mais simples para a maioria das distribuidoras pequenas e médias, porque tira da empresa o trabalho de cuidar de servidor.

Passo a passo para decidir

1. Liste quem usa o sistema e de onde. Quantas pessoas no escritório, no depósito, na rua e em filiais.
2. Teste a sua internet. Veja a estabilidade nas últimas semanas, não só a velocidade. Pergunte se existe uma segunda operadora no endereço.
3. Some o custo real de três a cinco anos de cada opção, como mostrado acima.
4. Verifique o seu backup atual. Tente restaurar uma cópia em outro computador. Se não conseguir, o seu dado já está em risco hoje.
5. Faça as perguntas de segurança ao fornecedor e peça as respostas por escrito.
6. Peça para testar no celular com um pedido real.
7. Leia o contrato na parte de saída. Como você recebe seus dados se quiser trocar de sistema.
8. Converse com o seu contador sobre a guarda dos arquivos XML das notas e dos arquivos fiscais, que precisam ficar disponíveis pelo prazo da legislação, independentemente do modelo escolhido.

Erros comuns

• Comparar mensalidade com "custo zero". O servidor próprio tem custo, só que espalhado.
• Achar que acesso remoto é a mesma coisa que sistema online. É o sistema antigo em outro computador.
• Não testar o backup. Backup que nunca foi restaurado é uma esperança, não uma cópia de segurança.
• Ignorar a segunda conexão de internet. É o seguro mais barato da operação online.
• Esquecer da saída. Se o contrato não diz como você recebe seus dados, pergunte antes de assinar.

Perguntas frequentes

ERP online é mais caro que o instalado?

Depende do período e do que entra na conta. A mensalidade aparece clara no boleto. O custo do instalado vem espalhado em servidor, técnico, energia, licenças e paradas. Compare três a cinco anos das duas opções.

O que acontece com meus dados se o fornecedor fechar?

É por isso que o contrato precisa prever a devolução dos dados em formato que outro sistema consiga ler. Pergunte também com que frequência você pode baixar uma cópia.

Dá para emitir nota fiscal sem internet?

A NF-e precisa ser autorizada pela SEFAZ, o que exige internet. Quando a SEFAZ está fora do ar, há formas de contingência previstas. Sem internet nenhuma, nem o sistema instalado consegue autorizar a nota.

O ERP online fica lento?

Um sistema feito para o navegador costuma ser leve, porque só trafegam as telas e os dados. Lentidão costuma ser mais comum no acesso remoto a sistemas antigos, que transmite a imagem da tela inteira.

Posso migrar do instalado para o online sem perder o histórico?

Em geral, sim. Cadastros, saldos e títulos em aberto são migrados. O nível de detalhe do histórico que vem junto varia de fornecedor para fornecedor. Veja mais em o que é ERP e por que a distribuidora precisa de um.

Preciso de um técnico de informática com o ERP online?

Você continua precisando de computadores, impressoras e rede funcionando. O que sai da sua conta é o cuidado com o servidor do sistema, o backup dele e as atualizações.

Onde o KWeb entra

O KWeb, sistema de gestão da Kralen, é online: abre no navegador e no celular, sem instalar nada. Ele tem verificação em duas etapas, permissões por usuário e histórico de alterações. Os aplicativos para Android e iPhone leem código de barras pela câmera para separação, entrada e inventário. Para comparar com o que você usa hoje, solicite uma demonstração. Se ainda está montando a lista de critérios, veja também nosso checklist para escolher o sistema de gestão.

Fontes

• Lei 13.709/2018 – Lei Geral de Proteção de Dados (Planalto)
• Secretaria da Fazenda de São Paulo – Contingência da NF-e (SVC e EPEC)
• Portal da Nota Fiscal Eletrônica