Conciliação bancária passo a passo para distribuidoras

O saldo do banco diz uma coisa e o sistema diz outra. O cliente jura que pagou o boleto, mas o título continua em aberto. Apareceu uma tarifa que ninguém sabe de onde veio. Quem trabalha no financeiro de uma distribuidora conhece bem essas cenas.

A conciliação bancária resolve esse problema. Ela é a conferência, lançamento por lançamento, entre o extrato do banco e o que está registrado no sistema da empresa. Parece trabalho de contador, mas é uma rotina do dia a dia financeiro, e quem faz bem ganha controle real do caixa.

Neste artigo você vai ver por que conciliar, com que frequência, um passo a passo completo, como lidar com boletos, Pix, cartão e tarifas, e os erros que mais atrapalham. No fim há um checklist para usar no fechamento.

O que é conciliação bancária

Conciliar é comparar duas listas e explicar as diferenças:

• O extrato do banco: tudo o que de fato entrou e saiu da conta.
• O sistema da empresa: tudo o que o financeiro registrou como recebido e pago.

Cada entrada do extrato precisa ter um lançamento correspondente no sistema, com o mesmo valor e data. Quando sobra algo de um lado, alguém precisa descobrir o motivo e corrigir. Ao final, o saldo do sistema deve ser igual ao saldo do banco.

Por que a distribuidora precisa conciliar

Distribuidora recebe muito e de muitos clientes. Em um único dia podem entrar dezenas de boletos, Pix, depósitos e repasses de cartão. Sem conciliação, os problemas se acumulam:

• Cobrança indevida. O cliente pagou, a baixa não foi feita, e a régua de cobrança manda mensagem de atraso. Isso desgasta o relacionamento com quem paga em dia.
• Saldo falso. O sistema mostra dinheiro que não existe, ou esconde dinheiro que existe. A decisão de comprar ou pagar fica errada.
• Tarifas e juros sem controle. Pequenos débitos do banco somam valores relevantes no ano.
• Fraudes e erros passam despercebidos. Um pagamento em duplicidade ou um débito estranho só aparece se alguém olhar.
• A DRE fica errada. Se o caixa não bate, o resultado do mês também não é confiável. Veja como montar a DRE da distribuidora.

Com que frequência conciliar

O ideal para distribuidoras é conciliar todos os dias, ou pelo menos todos os dias úteis. A explicação é simples: com poucos lançamentos fica fácil achar a diferença. Depois de um mês inteiro, uma diferença de R$ 37,50 vira uma caça ao tesouro.

Uma rotina possível:

Frequência	O que fazer
Diária	Conferir entradas e saídas do dia anterior em cada conta
Semanal	Revisar pendências que ficaram sem explicação
Mensal	Fechar o mês: saldo do sistema igual ao do extrato em todas as contas

Passo a passo da conciliação bancária

1. Separe as contas

Faça a conciliação de cada conta separadamente: conta movimento de cada banco, conta de cobrança, conta da maquininha de cartão, aplicações. Misturar contas é a forma mais rápida de não achar nada.

2. Pegue o extrato no formato certo

Baixe o extrato do período no internet banking. Prefira arquivos que o sistema consiga ler, como o OFX (formato padrão de extrato que muitos bancos oferecem). Para a carteira de cobrança, o banco também envia o arquivo de retorno, no padrão CNAB, com a lista dos boletos pagos, a data e o valor recebido.

3. Confira o saldo inicial

Antes de tudo, o saldo inicial do sistema precisa ser igual ao saldo inicial do extrato. Se não for, a diferença vem de um período anterior, e precisa ser resolvida primeiro.

4. Case os lançamentos

Compare cada movimento do extrato com o sistema. Comece pelos casamentos fáceis:

• Mesmo valor, mesma data, mesma descrição.
• Boletos já baixados pelo arquivo de retorno.
• Pagamentos feitos a fornecedores pelo próprio sistema.

Depois passe para os casos difíceis:

• Um depósito de R$ 4.380,00 que corresponde a três títulos de um mesmo cliente.
• Um Pix sem identificação de quem pagou.
• Um repasse de cartão com a taxa já descontada.

5. Investigue cada diferença

Toda diferença tem uma causa. As mais comuns são:

• Tarifas bancárias que ninguém lançou.
• Juros, multa ou desconto no recebimento de boleto (o cliente pagou com atraso ou adiantado).
• Pagamento parcial ou em duplicidade.
• Cheque ou transferência lançado no sistema que ainda não compensou.
• Data diferente: o sistema registrou na data do pagamento, o banco creditou no dia seguinte.
• Erro de digitação: R$ 1.850,00 virou R$ 1.580,00.
• Estorno de um Pix ou de uma venda no cartão.

6. Corrija no sistema, nunca "ajuste" o saldo

Lance a tarifa, registre os juros recebidos, faça a baixa do título correto. Jamais crie um lançamento genérico de "ajuste" para forçar o saldo a bater. Esse tipo de lançamento esconde o problema e confunde o contador.

7. Registre as pendências

O que não foi possível explicar no dia vai para uma lista de pendências, com data, valor e o que já foi verificado. Exemplos: "Pix de R$ 2.150,00 de pessoa física, sem identificação. Perguntar aos vendedores da região Norte."

8. Feche o período

No fim do mês, o saldo de cada conta no sistema precisa ser igual ao saldo do extrato. Envie ao contador os extratos e a lista de pendências que ainda existirem.

Como tratar cada tipo de recebimento

Boletos

O boleto registrado gera arquivo de retorno do banco. Com ele, o sistema pode dar baixa automática no título certo, com juros e descontos. Isso elimina a digitação e a maior fonte de erro. Confira se o valor total creditado na conta bate com a soma dos boletos do retorno, descontada a tarifa de cobrança.

Pix

O Pix cai na hora e chega com o nome e o documento de quem pagou. Dois cuidados:

• Quando o cliente paga um Pix gerado com valor e identificação (QR Code ligado ao título), a baixa fica mais fácil.
• Quando o cliente usa a chave Pix da empresa e manda um valor qualquer, o financeiro precisa descobrir a qual título ele se refere. Peça aos clientes que usem o QR Code do boleto ou do pedido.

Cartão de crédito e débito

As vendas no cartão caem com a taxa da operadora descontada e, no crédito, em data futura. Para conciliar:

1. Confira cada venda do sistema com o extrato da operadora (a "agenda de recebíveis").
2. Confira se a taxa cobrada é a do contrato.
3. Confira o crédito na conta bancária na data prevista.

Taxas acima do contratado e vendas que nunca foram repassadas são achados comuns dessa conferência.

Contas a pagar e DDA

O DDA (Débito Direto Autorizado) mostra, no internet banking, os boletos emitidos contra o CNPJ da sua empresa. Ele ajuda a conferir se todo boleto recebido corresponde a uma compra real e já lançada. Um boleto que aparece no DDA sem nota de compra pode ser erro do fornecedor ou tentativa de golpe. Veja o termo DDA.

Exemplo prático de um dia

Uma distribuidora de produtos de limpeza começa o dia com saldo de R$ 85.000,00 no sistema e no banco. No extrato do dia aparecem:

Movimento do extrato	Valor	No sistema?	O que fazer
Crédito de cobrança (12 boletos)	+ R$ 18.430,00	Sim, pelo retorno	Conferir soma
Pix de cliente	+ R$ 3.200,00	Sim, título baixado	Ok
Pix sem identificação	+ R$ 980,00	Não	Pendência: achar o cliente
Repasse de cartão	+ R$ 5.612,40	Sim, R$ 5.790,00 bruto	Lançar taxa de R$ 177,60
Pagamento a fornecedor	− R$ 22.000,00	Sim	Ok
Tarifa de pacote de serviços	− R$ 89,90	Não	Lançar a tarifa

Depois de lançar a taxa e a tarifa, só sobra o Pix de R$ 980,00 como pendência. No fim da manhã, o vendedor confirma que foi pagamento de um cliente de outra cidade. A baixa é feita e o dia fecha sem diferença.

Erros comuns

• Conciliar só no fim do mês. As diferenças se acumulam e ficam difíceis de explicar.
• Lançar "ajuste" para forçar o saldo. O problema continua lá, escondido.
• Misturar contas da empresa com contas pessoais dos sócios.
• Ignorar tarifas pequenas. Elas somam valores relevantes ao longo do ano.
• Não conferir a taxa do cartão com o contrato.
• Deixar Pix sem identificação parado por semanas.
• Dar baixa manual em boletos que o retorno do banco já baixaria, criando duplicidade.
• Depender de uma única pessoa que "sabe onde está tudo".

Checklist de conciliação bancária

• ☐Cada conta é conciliada separadamente.
• ☐O saldo inicial do sistema bate com o do extrato.
• ☐O arquivo de retorno da cobrança é processado todo dia.
• ☐Cada Pix recebido está ligado a um cliente e a um título.
• ☐As vendas de cartão são conferidas com a agenda da operadora.
• ☐Taxas de cartão e tarifas bancárias estão lançadas.
• ☐Os boletos do DDA são conferidos com as notas de compra.
• ☐Não existe lançamento genérico de "ajuste".
• ☐As pendências estão listadas com data e responsável.
• ☐No fechamento, o saldo do sistema é igual ao do banco em todas as contas.

Perguntas frequentes

O que é conciliação bancária?

É a conferência entre o extrato do banco e os lançamentos do sistema da empresa. O objetivo é que cada movimento tenha correspondente nos dois lados e que os saldos sejam iguais.

Quem deve fazer a conciliação: o financeiro ou o contador?

O financeiro da empresa, no dia a dia. O contador usa o resultado no fechamento contábil. Quando só o contador concilia, as diferenças aparecem tarde demais para corrigir com facilidade.

O que fazer com um Pix sem identificação?

Veja o nome e o documento de quem pagou, que vêm no Pix. Procure clientes com títulos de valor parecido. Pergunte aos vendedores. Enquanto não descobrir, registre como pendência, nunca como receita qualquer.

O que é arquivo de retorno do banco?

É o arquivo que o banco envia com a lista dos boletos pagos, valor, data, juros e descontos. O sistema lê esse arquivo e faz a baixa automática dos títulos.

Posso fazer a conciliação em planilha?

Pode, mas dá muito trabalho quando a empresa recebe muitos boletos e Pix por dia. Um sistema que lê o extrato e o retorno do banco reduz a digitação e os erros.

Como o KWeb ajuda

O módulo financeiro do KWeb tem contas a receber e a pagar, boletos com registro e baixa automática, Pix, conferência de cartão, DDA e conciliação bancária. No KWeb, a inteligência artificial ajuda nessa rotina, sempre com a conferência do usuário. Veja também a integração com bancos, boletos e Pix.

Fontes

• Bradesco — Débito Direto Autorizado (DDA)